Checklista när anställd slutar (anställningstypen Komplett)

1. Välj Lön Smart - Anställda.
2. Markera den anställde i listan och välj fliken Anställning.
3. Ange datum då den anställde slutar vid fältet Anställd t.o.m.

4. Välj av vilken anledning den anställde slutar under Anställning avslutas p.g.a.

För arbetare behöver du avsluta månadsrapporteringen till Fora.

1. Välj Lön Smart - Anställda.
2. Markera den anställde i listan och välj fliken Rapportering.
3. Välj ett slutdatum vid Ansluten till Fora.
4. Klicka på Spara.

Om en löneadministratör slutar i företaget ska behörigheten tas bort i Visma Lön Smart och för Mina tjänster.

Gör så här:

1. Gå in på vismaspcs.se.
2. Välj Mina tjänster.
3. Byt administratör för Mina tjänster. Läs mer i avsnittet Byt administratör i hjälpen för Mina tjänster.

I semesterskuldlistan ser du hur många betalda, sparade och intjänade semesterdagar den anställde har. Där ser du även företagets semesterskuld till den anställde.

Gör så här för att ta fram semesterskuldlistan:

1. Välj Lön Smart - Rapporter - Semesterskuldlista.
2. Klicka på Skapa rapport.
3. Välj period under T.o.m.
4. Välj den anställde i listan under Anställd.
5. Klicka på Skapa pdf.

Slutlönen betalas ut på lönebeskedet månaden efter att den anställde slutar. Det görs för att alla avvikelser och händelser ska kunna justeras och betalas ut på slutlönen.

1. Skapa en lönekörning under Lön Smart - Lönekörningar.

Eftersom datum är inlagt i fältet Anställd t.o.m kommer en slutlön automatiskt att läggas in på den anställdes lönebesked. Lönearter för intjänade, betalda och sparade dagar läggs till automatiskt. Har den anställde rörliga delar, semestertillägg eller kvarvarande komptid kommer även det att specificeras automatiskt.

Anställda med semestervillkor 10 eller 20

Om det valda datumet är senare än pågående semesterperiod kommer slutlönen inte att betalas ut automatiskt. Då behöver du först göra ett semesterårsavslut och därefter registrera slutlönen genom att välja snabbvalet Slutlön på lönebeskedet. Semesterårsavslutet kan göras under en pågående lönekörning.

Anställda med semestervillkor 30

Slutlön kommer att betalas ut för anställda som inte har en markering i Semesterersättning betalas ut automatiskt vid nästa lönekörning på fliken Semester i anställningsregistret.

2. Klarmarkera lönebeskedet när du är klar med alla registreringar.
3. Klicka på Gå till Betala och bokför för att skicka betalningen till banken, bokföra och skicka lönebesked.

Detta händer vid utbetalning av slutlön

• Semesterdagarna nollställs i anställningsregistret.
• Slutlönen specificeras med olika lönearter för både intjänade, betalda och sparade semesterdagar. Även semestertillägg och rörliga delar specificeras.
• Du kan inte ändra beloppet för semesterersättning via snabbval. Om du vill justera beloppet använder du istället löneart 3232 - Semesterersättning. Lägg in beloppet som ska betalas ut/dras av utöver den beräknade ersättningen.
• Har den anställde en skuld för uttagen förskottssemester som inte är avskriven, minskas semesterskulden som betalas ut med löneart 9108 - Semesteravdrag förskottsskuld. Därefter är förskottssemestern avskriven.

1. Välj Lön Smart - Anställda.
2. Markera den anställde i listan och välj fliken Anställning.
3. Markera rutan Har slutat och slutlön är utbetald.

Det går inte att ta bort uppgifterna för en anställd från löneprogrammet, men när rutan Har slutat och slutlön är utbetald kan du avidentifiera den anställdes uppgifter. Läs mer i avsnittet GDPR i Visma Lön Smart.

När uppgifterna är avidentifierade syns inte den anställde i anställningsregistret. Vill du ta med uppgifterna vid utskrift av rapporter kan du markera rutan Ta även med anställda som har slutat när du skapar rapporten.

För anställda som använder en tilläggstjänst bör du avaktivera respektive tjänst och sedan ta bort inloggning till vismaspcs.se. Läs mer i avsnittet Inaktivera Visma Lön Anställd i Visma Lön Smart för anställd.

Enligt GDPR får personuppgifter sparas så länge arbetsgivaren behöver uppgiften för att fullgöra rättsliga skyldigheter, lagar och förordningar. Personuppgifter som behandlas i löneprocessen anses som underlag som kan behövas för att styrka utfall i händelse av revision, tvist och kontroll av att rättsliga åtagande är uppfyllda. När personuppgifter finns registrerade och är kopplade till lönetransaktioner i löneprocessen kan den anställde därför inte hävda rätten till att få personuppgifter kopplade till lönehändelser raderade.

När en anställd slutar på företaget ska du dock radera information som inte är nödvändig att spara. Nedan följer vår rekommendation för vilken information som ska raderas.

Uppgifter att radera direkt när slutlönen är utbetald

Uppgifter i följande fält under Lön Smart - Anställda bör raderas när slutlönen är utbetald.

• Utbetalning till ska ändras till Kontant så att inställningar under Clearingnummer och Kontonummer raderas (fliken Lön)
• Anteckningar (fliken Personuppgifter, såsom exempelvis kontaktuppgifter till anhörig

Uppgifter att ta bort ett år efter att en anställd har slutat

Kontakt- och adressuppgifter ska sparas ett år efter att en anställd slutat på företaget. Informationen i följande fält under Lön Smart - Anställda på fliken Personuppgifter bör då raderas:

• Postadress
• Postnummer
• Ort
• Land
• Telefon
• Mobiltelefon
• E-postadress

Vi rekommenderar att du skapar en årlig rutin för att se över och radera information för anställda som har slutat under föregående år.