Vad är Visma AutoInvoice
Visma AutoInvoice är en tjänst från Visma Spcs AB som du har tillgång till om du har ett serviceavtal på Visma Compact.
Med hjälp av Visma AutoInvoice kan du effektivisera din hantering av kundfakturor genom att du skickar dokument helt elektroniskt (e-faktura), direkt mellan ditt ekonomiprogram och de ekonomiprogram som dina kunder använder. Du kan även skicka fakturor som e-post och vanligt brev via AutoInvoice.
Det går även att ta emot leverantörsfakturor som e-post men själva registreringen i programmet görs manuellt precis som tidigare. Observera att i Compact 500 och 750 finns inte möjlighet att skicka kundfakturor utan bara att ta emot leverantörsfakturor via e-post.
Vad är en elektronisk faktura i Visma Compact?
När du skickar en faktura från Visma Compact via Visma AutoInvoice innebär det att fakturan skickas iväg elektroniskt till din kund. Kundens ekonomiprogram tar sedan emot e-fakturan och läser in den. All fakturainformation hanteras helt automatiskt, det vill säga rätt uppgifter läggs in på rätt plats i det mottagande systemet. E-fakturan innehåller samma information som en pappersfaktura och består både av själva fakturainformationen och av en fakturabild, en pdf-fil. I och med att e-fakturan innehåller en pdf-fil kan mottagaren alltid förhandsgranska den.
När du väljer att skicka dina fakturor elektroniskt via Visma AutoInvoice krävs ingen manuell hantering. Du skapar din faktura och med ett knapptryck skickar du iväg fakturan till kunden. På så sätt sparar du tid och ökar dessutom säkerheten i din fakturahantering.
Läs mer om Visma AutoInvoice. Där hittar du även priser för att skicka och ta emot e-fakturor. Observera att viss information om hur du skickar och tar emot e-fakturor inte avser Visma Compact.
Skicka faktura via Visma AutoInvoice
När du sparar en faktura eller order känner Visma Compact automatiskt av om kunden kan ta emot e-faktura och du väljer då själv om du vill skicka e-faktura till kunden eller inte. Vill du skicka e-faktura anger du kunden som mottagare och därefter kommer utskriftsvalet för fakturan att ändras så att den skickas elektroniskt.
Om dina kunder inte kan ta emot e-fakturor kan du alltid skicka dina dokument via Visma AutoInvoice som en bifogad pdf-fil i ett e-postmeddelande eller som utskrift på papper och leverans med vanlig post. När pdf-filen skapas eller fakturan skrivs ut används den fakturamall du har i programmet. Om du använder Visma AutoInvoice för att skicka dina fakturor som brev sköter tjänsten om det du annars hade fått göra manuellt, såsom att frankera och gå till posten.
AutoInvoice är ett utskriftsval i programmet. Du anger på kunden vilket utskriftsval som ska gälla för just den kunden. När du använder Visma AutoInvoice kan du välja mellan följande utskriftsval: Elektroniskt via AutoInvoice (e-faktura), Brev via AutoInvoice eller E-post via AutoInvoice.
I Visma Compact går det inte att skicka räntefakturor, HUS/ROT-fakturor eller kontantnotor via Visma AutoInvoice.
Obs! Din kund kan ha speciella krav på hur fakturan ska se ut för att de ska kunna ta emot den i sitt system, till exempel en referenskod. Kontrollera därför alltid detta med din kund.
Leverantörsfaktura via Visma AutoInvoice
I Visma Compact kan du inte ta emot och läsa in elektroniska dokument. Du kan däremot ställa in att du vill ta emot leverantörsfakturor som e-post. Då kan dina leverantörer skicka fakturor till dig via tjänsten och du tar emot som e-post. Fakturorna får du lägga in manuellt i programmet precis som tidigare.
Detta behöver du
För att använda Visma AutoInvoice behöver du följande:
- Ett giltigt serviceavtal för din version av Visma Compact.
- Version 6.20 eller senare av Visma Compact.
- En inloggning till Visma Spcs webbplatser. Dina inloggningsuppgifter ska anges under Register - Företagsinformation, Tjänster. Fyll i e-postadress och lösenord till Min sida.
Om du inte har en inloggning till Visma Spcs webbplatser registrerar du dig först genom att gå in på www.vismaspcs.se klicka på Mina tjänster uppe till höger och välj Registrera dig som användare och följ anvisningarna. Det är dessa inloggningsuppgifter du sedan anger i Företagsinformationen.
Dokumenttyper
Visma AutoInvoice hanterar följande dokumenttyper i Visma Compact:
- Kundfaktura, samt ev bilaga (pdf-fil, max 5 Mb)
- Kreditfaktura, samt ev bilaga (pdf-fil, max 5 Mb)
- Leverantörsfaktura (kan tas emot som e-post men måste registreras manuellt i programmet)