Integration mot Visma Administration/Visma Fakturering

Integrationen fungerar från och med version 2018.7 av Visma Administration/Visma Fakturering.

Att integrera Visma Tid Smart med Visma Administration innebär att Visma Tid Smart används som ett försystem till Visma Administration. Det är i Visma Tid Smart som de anställda rapporterar tid och arbetar med kundens projekt och prissättning. Det är också här du sammanställer fakturaunderlag. Fakturaunderlagen kan du sedan läsa in i Visma Administration, antingen som fakturor eller ordrar (Administration 1000/2000). Möjligheten att läsa in underlag som ordrar gör att du löpande kan uppdatera ditt Visma Administration med uppgifter från Visma Tid Smart, till exempel för att få kontroll över disponibelt antal i lager. Visma Administration används sedan för att vidarefakturera dina uppdrag till slutkund.

Innan du börjar arbeta i Visma Tid Smart kan du föra över relevanta kunder, artiklar och eventuella projekt och resultatenheter från Visma Administration. På så sätt får du in grunduppgifter att arbeta vidare med i Visma Tid Smart.

Inställningar för integrationen

  1. Kontrollera att du har samma organisationsnummer angivet i Visma Tid Smart som i Visma Administration/Visma Fakturering. I Visma Tid Smart hittar du det under Inställningar - Generellt - Företagsinställningar och i Visma Administration/Visma Fakturering hittar du det under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Företag.
  2. Öppna Visma Administration/Visma Fakturering och välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Tidintegration.
  3. Markera Visma Tid Smart.
  4. Fyll i de inloggningsuppgifter du har till Visma Tid Smart och klicka på Aktivera.

Om du har flera företag i Visma Tid Smart visas en dialogruta där du får välja vilket företag i Visma Tid Smart som du ska integrera mot.

Om du är byrå och har partnerportalen så är det din kunds inloggningsuppgifter till Visma Tid Smart som du ska ange i Visma Administration när integrationen ska startas.

  1. Ange om du vill få en automatisk påminnelse när det finns underlag från Visma Tid Smart att läsa in till Visma Administration/Visma Fakturering.

Sökvägen är förifylld och bör inte ändras.

  1. Markera om du vill läsa in underlag från Visma Tid Smart som Faktura eller Order (detta val visas endast om du integrerar med Visma Administration 1000/2000).

För över uppgifter från Visma Administration/Visma Fakturering

De uppgifter du kan föra över från Visma Administration/Visma Fakturering är kunder, artiklar, projekt, resultatenheter och leverantörsfakturor.

För över fakturaunderlag från Visma Tid Smart

När du har fört över dina uppgifter till Visma Tid Smart jobbar du vidare här med att rapportera tid, arbeta med kundens projekt och sammanställa fakturaunderlag. Fakturaunderlagen kan sedan föras över till Visma Administration/Visma Fakturering för vidarefakturering till kunden. Har du Visma Administration 1000/2000 kan du välja om underlaget ska läsas in som order eller faktura. Denna inställning gör du i Visma Administration under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Tidintegration.

  1. Öppna Visma Tid Smart.
  2. Välj Fakturering - Upparbetat.
  3. Välj den kund eller projekt du vill skapa fakturaunderlag för.
  4. Färdigställ fakturaunderlaget och klicka på Skapa underlag i Visma Tid Smart och ladda ned för Visma Administration.
  5. Klicka på Skapa underlag.

Nu skapas fakturaunderlaget och förs samtidigt över till Visma Administration/Visma Fakturering.

Du kan också ladda ner underlaget till Visma Administration/Visma Fakturering genom att välja Fakturering - Fakturaunderlag och där klicka på knappen med en nedladdningsikon och Visma-loggan.

  1. Öppna Visma Administration/Visma Fakturering.
  2. Välj Försäljning - Kundfakturor eller Försäljning - Order (Visma Administration 1000/2000).

Nu visas en informationslist där du kan välja att läsa in underlag från Visma Tid Smart. Informationslisten visas endast i den programdel som du har angett att du vill läsa in underlag till.

För att läsa in underlag kan du också använda kommandot Hämta underlag - Visma Tid Smart i listläget för Kundfakturor och Order.

  1. Klicka på Läs in.
  2. Klicka på Ja.

Nu har fakturan/ordern skapats enligt det underlag som lästes in från Visma Tid Smart. Du hittar fakturan under Försäljning - Kundfakturor och ordern under Försäljning - Order.

Om något går fel när du försöker läsa in underlag i Visma Administration/Visma Fakturering kan du alltid välja att läsa in samma underlag på nytt. Det gör du genom att i Visma Tid Smart välja Fakturering- Fakturaunderlag och klicka på knappen med Visma-loggan på raden för fakturaunderlaget.

Vill du göra om en inläsning trots att den är genomförd och fakturan/ordern är skapad, måste du makulera den skapade fakturan/ordern innan du läser in underlaget på nytt.