Visma Administration 500

Visma Scanner

Vill du arbeta smart och effektivt i ditt program använder du appen Visma Scanner för att kostnadsfritt scanna (fotografera), spara och skicka kvitton och leverantörsfakturor vidare digitalt till Visma Administration 500. Där konteras underlagen och verifikationer respektve leverantörsfakturor skapas automatiskt.

När det gäller leverantörsfakturor är det dock smidigare och effektivare att ta emot e-fakturor från dina leverantörer, än att använda appen.

Scanna kvitto

Genom att använda Visma Scanner för att scanna kvitton minskar du risken att kvittona glöms bort och du får dessutom hjälp av appen att tolka uppgifterna på underlaget. De uppgifter som kan tolkas är: totalbelopp, moms, betaldatum, organisationsnummer, valuta och betalningsmetod. De tolkade uppgifterna följer sedan med automatiskt när du skickar underlaget till ditt program.

I Visma Administration 500 får du information om att det finns underlag att läsa in. Underlagen som kan läsas in visas i programdelen Inläsning underlag. Du ser en bild på underlaget och har möjlighet att komplettera med mer information om det krävs. För att underlätta konteringen kan du i företagsinställningarna ange vilken konteringsmall du vill använda, en för inköp med kort och en för kontantinköp. När du sedan läser in underlaget skapas det automatiskt en verifikation, konterad och klar och det fotade kvittot är bifogat. Smidigt och enkelt och all information samlad på ett ställe!

Får du dina kvitton till Kivra?

Om du får kvitton till Kivra kan du enkelt föra över även dessa till appen Visma Scanner, för att sedan skicka dem vidare till Visma Administration 500. I Kivra klickar du på kvittot och väljer Hantera - Ladda ner/Skicka. När du väljer Visma Scanner öppnas appen och informationen på kvittot tolkas precis som för ett scannat kvitto. Därefter skickar du underlaget vidare till Visma Administration 500.

Gör så här:

Öppna appen Visma Scanner.
Fotografera ditt kvitto och tryck på Klar.

Nu analyseras och tolkas kvittot. De tolkade uppgifterna läggs in i respektive fält.

Komplettera eventuellt med fler uppgifter.
Ange vilket betalsätt som använts för kvittot. Uppgiften behövs för att den förvalda konteringsmallen i Visma Administration 500 ska fungera när du läser in underlaget.
Klicka på Skicka dokument.

Nu skickas underlaget till Visma Administration 500 och där får du information om att det finns underlag att läsa in.

När du ska ta hand om de underlag du har scannat och skickat till programmet kan du göra det på två sätt. Antingen använder du dig av programdelen Inläsning underlag eller kommandot Koppla underlag. Genom att koppla ihop underlag till dina verifikationer enligt något av dessa sätt, slipper du leta fram kvitton i pärmar om du till exempel behöver kontrollera en kontering. Du hittar allt på verifikationen.

Inläsning underlag

Under Bokföring - Inläsning underlag eller Inköp - Inläsning underlag kan du se de scannade underlag som kan läsas in och som du sedan automatiskt kan skapa verifikationer av. För att kunna använda Inläsning underlag behöver du först markera Kontrollera om det finns scannade underlag att läsa in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Visma Scanner. Läs mer om hur du arbetar i den här programdelen i avsnittet Läs in underlag.

Koppla underlag

Om du vill koppla ditt underlag till ett befintligt verifikat använder du istället kommandot Koppla underlag. Du hittar kommandot underBokföring - Verifikationer. Läs mer om hur du kopplar dina underlag i avsnittet Koppla underlag, kommando.

Scanna leverantörsfaktura

Genom att använda Visma Scanner för att scanna leverantörsfakturor får du hjälp av appen att tolka uppgifterna på underlaget. De uppgifter som kan tolkas är: fakturanummer, fakturadatum, totalbelopp, moms, förfallodag, betaldatum, organisationsnummer och OCR. De tolkade uppgifterna följer sedan med automatiskt när du skickar underlaget till ditt program.

I Visma Administration 500 får du information om att det finns underlag att läsa in. Underlagen som kan läsas in visas i programdelen Inläsning underlag. Du ser en bild på underlaget och har möjlighet att komplettera med mer information om det krävs. För att underlätta konteringen kan du på respektive leverantör ange vilken konteringsmall du vill använda. När du sedan läser in underlaget skapas det automatiskt en leverantörsfaktura, konterad och klar och det fotade underlaget är bifogat. Smidigt och enkelt och all information samlad på ett ställe!

Observera att Visma Scanner inte hanterar minusbelopp. Det innebär att om du scannar en kreditfaktura så kommer den inte att tolkas som en kreditfaktura i programdelen Inläsning underlag. Fakturabeloppet hamnar i kredit istället för i debet.

Gör så här:

Öppna appen Visma Scanner.
Fotografera din leverantörsfaktura och tryck på Klar.

Nu analyseras och tolkas fakturan. De tolkade uppgifterna läggs in i respektive fält.

Komplettera eventuellt med fler uppgifter.
Klicka på Skicka dokument.

Nu skickas underlaget till Visma Administration 500 och där får du information om att det finns underlag att läsa in.

När du ska ta hand om de underlag du har scannat och skickat till programmet kan du göra det på två sätt. Antingen använder du dig av programdelen Inläsning underlag eller kommandot Koppla underlag. Genom att koppla ihop underlag till dina leverantörsfakturor enligt något av dessa sätt, slipper du leta fram fakturor i pärmar om du till exempel behöver kontrollera en kontering. Du hittar allt på leverantörsfakturan.

Inläsning underlag

Under Inköp - Inläsning underlag kan du se de scannade underlag som kan läsas in och som du sedan automatiskt kan skapa leverantörsfakturor av. För att kunna använda Inläsning underlag behöver du först markera Kontrollera om det finns scannade underlag att läsa in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Visma Scanner. Läs mer om hur du arbetar i den här programdelen i avsnittet Läs in underlag.

Koppla underlag

Om du vill koppla ditt underlag till en befintlig leverantörsfaktura använder du istället kommandot Koppla underlag. Du hittar kommandot under Inköp - Leverantörsfakturor. Läs mer om hur du kopplar dina underlag i avsnittet Koppla underlag, kommando.

Grundregeln i bokföringslagen är att räkenskapsinformation du tar emot från andra ska lagras i den form du får dem.

Har du till exempel fått ett kvitto/leverantörsfaktura som pdf-fil via mejl, så är det pdf-filen (inte själva mejlet) som är orginalhandlingen. Skulle du skriva ut det och sätta det i en pärm och sedan slänga pdf:en så har du alltså förstört originalet.

Får du ett kvitto/leverantörsfaktura i pappersform och scannar in det så måste du ändå spara pappersoriginalet i tre år. Det fjärde året behöver du inte spara pappersoriginalet utan kan fortsätta att ha kvar underlaget digitalt i fyra år till. Totalt ska underlag sparas i sju år.

Vill du veta mer om vad som gäller vid arkivering hittar du det i artikeln Digital bokföring vs. papper - spara tid och slipp onödiga utskrifter.