Visma Lön 600
Checklista för att flytta anställd mellan företag i Visma Lön 600
Om du har flera företag upplagda i Visma Lön 600 gör du så här om du vill flytta en anställd från ett företag till ett annat.
Avsluta Visma Lön Anställd, Visma Min Lön och Visma Utlägg
Om den anställde använder någon av Vismas digitala tjänster måste du avaktivera tjänsterna i företaget som den anställde ska flyttas från. Om tjänsterna ska användas i företaget som den anställde ska flyttas till aktiveras tjänsterna där.
- Kontrollera att alla tidsregistreringar från Visma Lön Anställd/Visma Min Lön är korrekt överförda till Visma Lön 600.
- Kontrollera att alla reseräkningar och utlägg från Visma Utlägg är korrekt överförda till Visma Lön 600.
När detta är gjort ska du avsluta tjänsterna för den anställde.
- Välj Personal - Anställda.
- Dubbelklicka på den anställde som du ska avsluta tjänsten för.
- Välj fliken Personuppgifter och ta bort markeringen vid Använder Visma Lön Anställd/Använder Visma Utlägg.
- Välj fliken Lön och välj annat alternativ under Skicka lönebesked med för att avaktivera Visma Min Lön.
Observera att alla uppgifter för den anställde försvinner från Visma Min Lön vid synkroniseringen när annat alternativ än Visma Min Lön är valt under Skicka lönebesked med.
Den anställde kan själv, innan tjänsten avaktiveras, gå in i tjänsten och spara eller skriva ut sina lönebesked. Lönebeskeden finns kvar i löneprogrammet och löneadministratören kan skriva ut dem även när anställde inte längre har tillgång till Visma Min Lön.
Anställda som har fått sina lönebesked till sin digitala brevlåda hos Kivra kan se sina gamla lönebesked där. Lönebeskeden ligger kvar i den digitala brevlådan tills den anställde själv tar bort dem.
- Välj Arkiv - Synkronisera digitala tjänster.
Ta ut uppgifter från företaget som den anställde ska flytta från
Börja med att skriva ut personalkort för den anställde. Då får du en utskrift av de uppgifter som finns registrerade i anställningsregistret om den anställde.
- Öppna företaget som den anställde ska flyttas från i Visma Lön 600.
- Välj Utskrifter och Spårning - Utskrifter.
- I listan under Välj utskrift väljer du Personal - Personalkort.
- Markera den anställde i listan vid fältet Anställd.
- Klicka på Skriv ut.
Om den anställdes semester ska flyttas med till det andra företaget skriver du också ut en semesterskuldlista och ett underlag för semesterberäkning.
- I listan under Välj utskrift väljer du Semester - Semesterskuldlista.
- Markera den anställde i listan vid fältet Anställd.
- Klicka på Skriv ut.
- I listan under Välj utskrift väljer du sedan Semester - Underlag för semesterberäkning.
- Markera den anställde i listan vid fältet Anställd.
- Klicka på Skriv ut.
Du behöver även skapa en slutlön så att semesterskulden inte ligger kvar i det gamla företaget.
- Välj Personal - Anställda.
- Välj fliken Anställning.
- Lägg in datumet när den anställde ska flyttas över till det nya företaget vid fältet Anställd t o m datum
- Klicka på Spara.
- Välj Lönearbete - Lönekörningar.
- Klicka på knappen Ny.
- Välj Extra utbetlaning vid Typ av lönekörning.
- Välj Utbetalningsdatum.
- Se till att det bara är den anställde som är markerad i listan.
- Lägg in löneart 3232 - Semesterersättning på en ny lönerad.
- Lägg in värdet för slutlönen i kolumnen Belopp med ett negativt värde.
Nu ska summan på lönebeskedet vara 0 kronor.
- Klicka på Spara.
- Klicka på Klarmarkera.
Lägg in uppgifterna om den anställde i det nya företaget
- Öppna företaget som den anställde ska flyttas till i Visma Lön 600.
- Välj Personal - Anställda.
- Klicka på knappen Ny.
- Lägg in uppgifterna om den anställde på respektive flik utifrån uppgifterna på personalkortet och semesterskuldlistan.
Skapa en extra lönekörning
För att få in rätt värden för semesterberäkningen för anställda med semestervillkor 10, 40 och 50, samt för att få rätt beräkning av kompsaldo
För semestervillkor 20 och 21 beräknas semesterdaglönen ut med hjälp av månadslönen, men den anställde kan även ha rätt till en rörlig semesterlön. Den semestergrundande lönen ingår inte i beräkningen av semesterdaglön. Därför behöver du inte göra en extra lönekörning för att semesterberäkningen ska bli rätt för anställda med dessa villkor.
I följande fall behöver du göra en extra lönekörning för anställda med semestervillkor 20 och 21:
- om den anställde har fått ersättning som påverkar rörlig semesterlön (använd löneart 9431 - Justering semestergr. rörlig lön)
- om den anställde har inställningen att rörlig semesterlön ska beräknas med en procentsats per dag på semestergrundande rörlig lön (använd löneart 9431 - Justering semestergr. rörlig lön)
- om den anställde har haft ej semgrundande frånvaro i hela kalenderdagar (använd löneart 9441 - Justering semestergr. frånvaro, hela arbdgr)
För anställda som har semestervillkor 30 och inte får semersättning utbetald vid varje tillfälle så kan du också behöva göra en extra lönekörning med lönearterna 9431 - Justering semestergr. rörlig lön och 9441 - Justering semestergr. frånvaro, hela arbdgr.
- Välj Lönearbete - Lönekörningar.
- Klicka på knappen Ny.
- Välj Typ av lönekörning - Extra utbetalning.
- Välj utbetalningsdatum.
- Välj Extra lön under Beskrivning.
- Se till att endast den anställde som ska vara med på den extra lönekörningen har en markering i kolumnen Ta med.
- Registrera justeringslönearterna enligt nedan för anställda med semestervillkor 10, 40 eller 50. Använd värdena från utskriften Underlag för semesterberäkning.
|
Underlag för semester |
Justeringslöneart |
|---|---|
|
Semestergrund. lön |
9430 - Justering semestergr. lön |
|
Semestergrund. rörlig lön |
9431 - Justering semestergr. rörlig lön |
|
Semestergrund. arbetstid |
9434 - Justering semestergr. tid |
|
Semestergrund. frånvaro |
9440 - Justering semestergr. frånvaro |
| Semestergrund. frånvaro | 9441 - Justering semestergr. frånvaro, hela arbdgr |
|
Ej semestergrund. frånvaro timmar |
9445 - Justering ej semestergr. frånvaro. tim |
|
Ej semestergrund. frånvaro kalenderdagar |
9446 - Justering ej semestergr. frånvaro. hela kalenderdagar |
Antalet semesterdagar räknas ut efter formeln:
((Anställningstid hela kalenderdagar - Ej semestergrundad frånvaro hela kalenderdagar) / Årets dagar) * Semesterrätt = Betalda semesterdagar
Anställningsdatumet styr från när semesterdagarna ska beräknas.
Eventuellt kompsaldo
4112 - Komptid uppräkning
4200 - Arbetstidsförk. Avsättning till tidbank
4300 - Arbetstidskonto Avsättning till tidbank
Aktivera Visma Lön Anställd, Visma Min Lön och Visma Utlägg
Om tjänsterna ska användas i företaget som den anställde ska flyttas till aktiverar du tjänsterna enligt nedanstående instruktioner.
Kom igång med Visma Lön Anställd i Visma Lön 300/600
Markera den anställde som avslutad i anställningsregistret i det gamla företaget
- Välj Personal - Anställda.
- Markera den anställde och välj fliken Anställning.
- Markera Har slutat och slutlön är utbetald.
Observera att det inte går att ta bort en anställd från löneprogrammet. När rutan Har slutat och slutlön är utbetald är markerad kommer den anställde inte längre med på lönekörningar eller rapporter, men uppgifterna för den anställde finns kvar i löneprogrammet. När en anställd slutar ska du dock radera information som inte är nödvändig att spara. Läs mer om detta under Ta bort registrerade personuppgifter.
Ett undantag är att arbetare tas med i månadsrapporteringen till Fora även om rutan Har slutat och slutlön är utbetald är markerad. I avsnittet Checklista när anställd slutar kan du läsa om hur du avslutar anslutningen till Fora.
