Checklista när anställd slutar

Gör så här för att ange datum för den anställdes sista arbetsdag:

1. Välj Personal - Anställda.
2. Markera den anställde och välj fliken Anställning.
3. Skriv in datumet för den anställdes sista arbetsdag i fältet Anställd t o m datum. Här kan du även välja avgångsorsak.

Det måste alltid finnas en användare/löneadministratör i Visma Lön 600, så om det är en löneadministratör som slutar behöver du se till att det finns en ny användare upplagd som löneadministratör innan du tar bort behörigheten för den anställde som ska sluta.

Lägg upp ny användare

Gör så här för att lägga upp en ny användare:

1. Välj Arkiv - Användare - Användare.
2. Klicka på Ny.
3. Skriv in Signatur, Förnamn och Efternamn och E-post.

4. Skriv in Lösenord och skriv in lösenordet en gång till i fältet Bekräfta lösenord.
5. Klicka på OK för att spara.

Ta bort användare

Gör så här för att ta bort användare:

1. Välj Arkiv - Användare - Användare.
2. Se till att den anställde som ska sluta är markerad i listan till vänster.
3. Ta bort markeringen i rutan Aktiv användare.

4. Avidentifiera eventuellt uppgifterna i fälten Signatur, Förnamn och Efternamn genom att ändra dem till något anonymt.
5. Ta bort mejladressen i fältet E-post.
6. Klicka på OK.

Om den anställde har semesterdagar i förskott eller obetalda semesterdagar gör du så här för att ta bort dem:

1. Välj Personal - Anställda.
2. Välj fliken Semester.
3. Skriv in 0 vid fälten Obetalda och Förskott i kolumnen Dagar .
4. Klicka på Spara.

Om du vill stämma av värdet för innestående semester som du ska betala ut till din anställde, rekommenderar vi att du skriver ut en semesterskuldlista som du sedan kan använda som underlag när du betalar ut slutlönen.

5. Välj Utskrifter och Spårning och Utskrifter.
6. Markera Semesterskuldlista.
7. Ange månaden som den anställde slutar i fältet T o m månad.
8. Välj aktuell anställd i fältet Anställd.
9. Välj Skriv ut.

Semesterskuldlistan visar semesterskuld per anställd enligt följande:

Intjänade i år	Dagar som de anställda tjänar in under pågående semesterår. Formeln är: ((Anställningstid hela kalenderdagar - Ej semestergrundad frånvaro hela kalenderdagar) / Årets antal dagar) * Semesterrätt = Betalda semesterdagar Antal semesterdagar avrundas alltid till den anställdes fördel.
Kvarvarande	Dagar som finns kvar att ta ut detta året, det vill säga de dagar som den anställde fick vid det senaste semesterårsavslutet.
Sparade	Semesterdagar från tidigare semesterår som ännu inte är uttagna.

Läs mer om beräkingar av semestervillkor i avsnittet Beräkning av semestervillkor.

Slutlönen betalas ut månaden efter den månad som den anställde slutar. Detta görs för att alla avvikelser och händelser ska kunna justeras och betalas ut på slutlönen.

1. Skapa en lönekörning under Lönearbete - Lönekörningar. Läs mer i avsnittet Skapa lönekörning.
2. Använd snabbvalet Semester, ersättning och markera Semesterersättning vid slutlön.

3. Använd snabbvalet Tidbank för att betala ut eventuell innestående komp och arbetstidsförkortning/arbetstidskonto.

Detta händer vid utbetalning av slutlön

• Semesterdagarna nollställs i anställningsregistret.
• Har den anställde en förskottssemesterskuld som inte är avskriven, minskas semesterskulden som betalas ut. Därefter sätts förskottssemestern som avskriven.
• Beloppet på löneart 9103 - Semesterersättning, engångsskatt uppdateras om du lägger in fler lönearter på lönebeskedet, eller om du lägger in fler semesterdagar i anställningsregistret.
• Beloppet på löneart 9103 - Semesterersättning, engångsskatt är inte ändringsbart. Om du vill justera beloppet så lägger på löneart 3232 - Semesterersättning in beloppet som ska betalas ut/dras av utöver den uträknade ersättningen.

I filmen Betala ut slutlön i Visma Lön får du mer information om hur du betalar ut slutlön.

Välj Personal - Arbetsgivarintyg för att skapa ett arbetsgivarintyg. Läs mer i avsnittet Skapa arbetsgivarintyg.

För anställda som använder en tilläggstjänst bör du avaktivera respektive tjänst. Läs mer i avsnittet Säg upp och avaktivera digital tjänst för anställd om hur du avaktiverar Visma Lön Anställd och Visma Min Lön. I avsnittet Avaktivera Visma Utlägg i Visma Lön 600 beskrivs hur du gör för att avaktivera Visma Utlägg.

Ta bort inloggningen till vismaspcs.se. Läs mer i avsnittet Ta bort användare i hjälpen för Mina tjänster.

Det sista steget är att markera den anställde som avslutad. Gör så här:

1. Välj Personal - Anställda.
2. Markera den anställde och välj fliken Anställning.
3. Markera Har slutat och slutlön är utbetald.

Enligt GDPR får personuppgifter sparas så länge arbetsgivaren behöver uppgiften för att fullgöra rättsliga skyldigheter, lagar och förordningar. Personuppgifter som behandlas i löneprocessen anses som underlag som kan behövas för att styrka utfall i händelse av revision, tvist och kontroll av att rättsliga åtagande är uppfyllda. När personuppgifter finns registrerade och är kopplade till lönetransaktioner i löneprocessen kan den anställde därför inte hävda rätten till att få personuppgifter kopplade till lönehändelser raderade.

När en anställd slutar på företaget ska du dock radera information som inte är nödvändig att spara. Nedan följer vår rekommendation för vilken information som ska raderas.

Uppgifter att ta bort direkt när slutlönen är utbetald

Uppgifter i följande fält under Personal - Anställda bör raderas när slutlönen är utbetald.

• Anhörig (fliken Personuppgifter)
• Ev. foto på den anställde i fältet Bild (fliken Personuppgifter)
• Fackförbund (fliken Anställning)
• Utbetalning till ska ändras till Kontant så att inställningar under Clearingnummer och Kontonummer raderas (fliken Lön)
• Ev känsliga lönearter som exempelvis utmätning av lön (fliken Lön)
• Anteckningar (fliken Anteckningar
• Kopplade dokument under Dokument (fliken Anteckningar)

Uppgifter att ta bort ett år efter att en anställd har slutat

Kontakt- och adressuppgifter ska sparas ett år efter att en anställd slutat på företaget. Informationen i följande fält under Personal - Anställda på fliken Personuppgifter bör då raderas:

• Adress 1
• Adress 2
• Postadress
• Land
• Telefon privat
• Mobiltelefon
• E-post/användarnamn på vismaspcs.se

Vi rekommenderar att du skapar en årlig rutin för att se över och radera information för anställda som har slutat under föregående år.