Ta emot dokument via Visma AutoInvoice

För att kunna ta emot e-order måste du ange detta i företagsinställningarna. Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Min sida/internettjänster - Visma AutoInvoice markerar du Ta emot e-order. I och med den här inställningen gör du det möjligt för dina kunder att skicka e-order till dig. Läs mer i avsnittet Visma AutoInvoice, företagsinställningar.

När du väljer Försäljning - Order känner programmet av om det finns några e-ordrar att läsa in. Detta visas i en informationslist ovanför arbetsbilden eller som en notifiering i programmets sidopanel. När du läser in en e-order skapas dokumentet i ditt program och uppgifterna läggs in automatiskt. Därefter behandlar du ordern enligt dina normala rutiner. Läs mer i avsnittet Läs in e-order, kommando.

För att kunna ta emot e-faktura måste du ange detta i företagsinställningarna. Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Min sida/internettjänster - Visma AutoInvoice markerar du Ta emot e-faktura. I och med den här inställningen gör du det möjligt för dina leverantörer att skicka e-fakturor till dig. Leverantörerna kan behöva information om i vilket format och till vilken tjänsteleverantör e-fakturan ska skickas. Du kan då meddela dem att den ska skickas i formatet Svefaktura till tjänsteleverantören InExchange. Läs mer i avsnittet Visma AutoInvoice, företagsinställningar.

När du väljer Inköp - Leverantörsfakturor känner programmet av om det finns några e-fakturor att läsa in. Detta visas i en informationslist ovanför arbetsbilden eller som en notifiering i programmets sidopanel. När du läser in en e-faktura skapas dokumentet i ditt program och uppgifterna läggs in automatiskt. Om fakturan innehåller artiklar som du vill lägga till i ditt artikelregister, måste du lägga upp dem i artikelregistret innan du läser in den. Därefter behandlar du fakturan enligt dina normala rutiner. Läs mer i avsnittet Läs in e-fakturor, kommando.

Om du vill underlätta och effektivisera din hantering av inkommande leverantörsfakturor använder du dig av Vismas scanningtjänst. Detta innebär att dina leverantörer skickar sina fakturor direkt till scanningcentralen istället för till dig. Där tolkas fakturan och skickas sedan vidare som en e-faktura till ditt ekonomiprogram. E-fakturan kompletteras alltid med en pdf-fil så att du kan se hur fakturan ser ut.

När du läser in en e-faktura som kommer via Vismas scanningtjänst läggs fakturan in automatiskt med fakturainformation som till exempel leverantör, fakturanummer, fakturabelopp, momsbelopp, faktura- och förfallodatum.

För att använda den här tjänsten markerar du Ta emot pdf-/pappersfaktura som e-faktura under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Min sida/internettjänster - Visma AutoInvoice. Läs mer i avsnittet Visma AutoInvoice, företagsinställningar.

Ny fakturaadress till dina leverantörer

När du har gjort inställningen i företagsinställningarna kommer det att genereras nya adresser som dina leverantörer ska använda när de skickar sina fakturor till dig. En fakturaadress till de som skickar pappersfakturor och en mejladress till de som skickar pdf-fakturor. Adresserna börjar gälla 24 timmar efter att du anslöt dig till tjänsten.

De nya adresserna förmedlar du till dina leverantörer så att de kan skicka sina fakturor direkt till scanningcentralen. För att underlätta informationen till dina leverantörer kan du använda dig av nedanstående brevmall. Genom att klicka på länken kan du spara ner en Word-fil där du kan lägga in din egna information som finns i företagsinställningarna istället för de blåmarkerade texterna: Ladda ner brevmall.

Ett alternativ till om du inte vill förmedla de nya fakturaadresserna är att du själv scannar/vidarebefordrar dina leverantörsfakturor till den nya e-postadressen.

Observera att adresserna endast ska användas för fakturor. Betalningspåminnelser och andra dokument ska leverantören fortfarande skicka till din ordinarie adress. Detta är viktigt att du informerar din leverantör om. Skulle din leverantör skicka andra dokument än fakturor innebär det en kostnad för dig. Tolkade dokument som inte är fakturor (t ex betalningspåminnelser, avtal) kostar 8,00 kr/st. Dessa skickas till den e-postadress som finns i fältet E-post vid kontakt. Andra typer av försändelser (t ex biljetter, kreditkort) skickas till dig från scanningcentralen och kostar 65,00 kr/st + porto.

Läs in e-fakturor

När du sedan arbetar med dina leverantörsfakturor och väljer Inköp - Leverantörsfakturor känner programmet av om det finns några e-fakturor att läsa in. Detta visas i en informationslist ovanför arbetsbilden eller som en notifiering i programmets sidopanel. Därefter behandlar du fakturan enligt dina normala rutiner. Läs mer i avsnittet Läs in e-fakturor, kommando.

Scannade fakturor

Leveranstid

Pappersfakturor som anländer till scanningcentralen före kl 12.00 behandlas och kan läsas in i ditt program kl 12.00 följande arbetsdag.

Pdf-fakturor som skickas och anländer till scanningcentralen under kontorstid, behandlas och kan läsas in i ditt program efter 4 timmar. Det kan ta längre tid beroende på hur IT-miljön ser ut på ditt företag.

Fält på fakturan som tolkas

De fält som tolkas när en faktura scannas är: Fakturatyp, Bankgironummer, PlusGironummer, VAT-nummer, Organisationsnummer, Fakturanummer, Fakturadatum, Förfallodatum, OCR, Valuta, Belopp att betala och Moms.

Arkivering

De fakturor som skickas till scanningcentralen arkiveras där och dina originalfakturor och din räkenskapsinformation finns i tryggt förvar. På så sätt slipper du själv arkivera dina fakturor. Du kan alltid se fakturans bildunderlag på fliken Spårning i ditt program.

Läs mer i Hur arkiveras räkenskapsinformation för scannade dokument?

Avsluta tjänsten

Om du inte längre vill använda AutoInvoice för att emot leverantörsfakturor tar du bort markeringen för Ta emot pdf-/pappersfakturor som e-faktura under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Min sida/internettjänster - Visma AutoInvoice.

De fakturor som kommer in till scanningcentralen efter att tjänsten är avslutad debiteras precis som tidigare och hanteras enligt följande.

De första 60 dagarna:

• Inkomna pdf- och pappersfakturor scannas, men ingen tolkning görs. Fakturorna skickas vidare som pdf till den e-postadress som du har angett under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Min sida/internettjänster - Visma AutoInvoice.

Från dag 61 och framåt:

• Alla fakturor och annat material som skickas till scanningcentralen kommer inte att behandlas vidare.
• Tjänsten avslutas helt och generarar inte några kostnader för dig.