Visma Administration 2000
Ta emot dokument via Visma AutoInvoice
I Visma Administration 2000 kan du använda tjänsten Visma AutoInvoice för att ta emot leverantörsfakturor
Vill du spara tid och förenkla din hantering av inkommande dokument ytterligare kan du dessutom välja att använda dig av Vismas scanningtjänst. Då kan de leverantörer som inte har möjlighet att skicka helt elektroniska dokument, skicka sina pdf- eller pappersfakturor till Vismas scanningtjänst. Där tolkas fakturan och omvandlas till en e-faktura som sedan skickas vidare till ditt program där du läser in den. Tillsammans med e-fakturan bifogas alltid en pdf så att du har möjlighet att se hur fakturan ser ut i sin helhet. Scanningcentralen arkiverar orginalfakturan.
Om du använder Visma AutoInvoice tillsammans med Visma Byråstöd eller Visma Advisor och

För att kunna ta emot e-order måste du ange detta i Arkiv - Inställningar - Visma AutoInvoice markerar du - Min sida/internettjänster - Ta emot e-order. I och med den här inställningen gör du det möjligt för dina kunder att skicka e-order till dig. Läs mer i avsnittet Visma AutoInvoice, företagsinställningar.
. UnderNär du väljer Försäljning - Order känner programmet av om det finns några e-ordrar att läsa in. Detta visas i en informationslist ovanför arbetsbilden eller som en notifiering i programmets sidopanel. När du läser in en e-order skapas dokumentet i ditt program och uppgifterna läggs in automatiskt. Därefter behandlar du ordern enligt dina normala rutiner. Läs mer i avsnittet Läs in e-order, kommando.
I listläget för dina ordrar finns kolumnen Inläst via. Där kan du se om en order är inläst via AutoInvoice.

För att kunna ta emot e-faktura måste du ange detta i Arkiv - Inställningar - Visma AutoInvoice markerar du - Min sida/internettjänster - Ta emot e-faktura. I och med den här inställningen gör du det möjligt för dina leverantörer att skicka e-fakturor till dig. Leverantörerna kan behöva information om i vilket format och till vilken tjänsteleverantör e-fakturan ska skickas. Du kan då meddela dem att den ska skickas i formatet Svefaktura till tjänsteleverantören InExchange. Läs mer i avsnittet Visma AutoInvoice, företagsinställningar.
. UnderNär du väljer Inköp - Leverantörsfakturor känner programmet av om det finns några e-fakturor att läsa in. Detta visas i en informationslist ovanför arbetsbilden eller som en notifiering i programmets sidopanel. När du läser in en e-faktura skapas dokumentet i ditt program och uppgifterna läggs in automatiskt.
I listläget för dina leverantörsfakturor finns kolumnen Inläst via. Där kan du se om en leverantörsfaktura är inläst via AutoInvoice.

Om du vill underlätta och effektivisera din hantering av inkommande leverantörsfakturor använder du dig av Vismas scanningtjänst. Detta innebär att dina leverantörer skickar sina fakturor direkt till scanningcentralen istället för till dig. Där tolkas fakturan och skickas sedan vidare som en e-faktura till ditt ekonomiprogram. E-fakturan kompletteras alltid med en pdf-fil så att du kan se hur fakturan ser ut.
När du läser in en e-faktura som kommer via Vismas scanningtjänst läggs fakturan in automatiskt med fakturainformation som till exempel leverantör, fakturanummer, fakturabelopp, momsbelopp, faktura- och förfallodatum.
För att använda den här tjänsten markerar du Ta emot pdf-/pappersfaktura som e-faktura under Arkiv - Inställningar - Visma AutoInvoice. Läs mer i avsnittet - Min sida/internettjänster - Visma AutoInvoice, företagsinställningar.
Ny fakturaadress till dina leverantörer
När du har gjort inställningen i
kommer det att genereras nya adresser som dina leverantörer ska använda när de skickar sina fakturor till dig. En fakturaadress till de som skickar pappersfakturor och en mejladress till de som skickar pdf-fakturor. Adresserna börjar gälla 24 timmar efter att du anslöt dig till tjänsten.De nya adresserna förmedlar du till dina leverantörer så att de kan skicka sina fakturor direkt till scanningcentralen. För att underlätta informationen till dina leverantörer kan du använda dig av nedanstående brevmall. Genom att klicka på länken kan du spara ner en Word-fil där du kan lägga in din egna information som finns i Ladda ner brevmall.
istället för de blåmarkerade texterna:Ett alternativ till om du inte vill förmedla de nya fakturaadresserna är att du själv scannar/vidarebefordrar dina leverantörsfakturor till den nya e-postadressen.
Observera att adresserna endast ska användas för fakturor. Betalningspåminnelser och andra dokument ska leverantören fortfarande skicka till din ordinarie adress. Detta är viktigt att du informerar din leverantör om. Skulle din leverantör skicka andra dokument än fakturor innebär det en kostnad för dig. Tolkade dokument som inte är fakturor (t ex betalningspåminnelser, avtal) kostar 8,00 kr/st. Dessa skickas till den e-postadress som finns i fältet E-post vid kontakt. Andra typer av försändelser (t ex biljetter, kreditkort) skickas till dig från scanningcentralen och kostar 65,00 kr/st + porto.
Läs in e-fakturor
När du sedan arbetar med dina leverantörsfakturor och väljer Inköp - Leverantörsfakturor känner programmet av om det finns några e-fakturor att läsa in. Detta visas i en informationslist ovanför arbetsbilden eller som en notifiering i programmets sidopanel. Därefter behandlar du fakturan enligt dina normala rutiner. Läs mer i avsnittet Läs in e-fakturor, kommando.
Scannade fakturor
Leveranstid
Pappersfakturor som anländer till scanningcentralen före kl 12.00 behandlas och kan läsas in i ditt program kl 12.00 följande arbetsdag.
Pdf-fakturor som skickas och anländer till scanningcentralen under kontorstid, behandlas och kan läsas in i ditt program efter 4 timmar. Det kan ta längre tid beroende på hur IT-miljön ser ut på ditt företag.
Fält på fakturan som tolkas
De fält som tolkas när en faktura scannas är: Fakturatyp, Bankgironummer, PlusGironummer, VAT-nummer, Organisationsnummer, Fakturanummer, Fakturadatum, Förfallodatum, OCR, Valuta, Belopp att betala och Moms.
Arkivering
De fakturor som skickas till scanningcentralen arkiveras där och dina originalfakturor och din räkenskapsinformation finns i tryggt förvar. På så sätt slipper du själv arkivera dina fakturor. Du kan alltid se fakturans bildunderlag på fliken Spårning i ditt program.
Läs mer i Hur arkiveras räkenskapsinformation för scannade dokument?
Avsluta tjänsten
Om du inte längre vill använda AutoInvoice för att emot leverantörsfakturor tar du bort markeringen för Ta emot pdf-/pappersfakturor som e-faktura under Arkiv - Inställningar - Visma AutoInvoice. - Min sida/internettjänster -
De fakturor som kommer in till scanningcentralen efter att tjänsten är avslutad debiteras precis som tidigare och hanteras enligt följande.
De första 60 dagarna:
- Inkomna pdf- och pappersfakturor scannas, men ingen tolkning görs. Fakturorna skickas vidare som pdf till den e-postadress som du har angett under Arkiv - Inställningar - Visma AutoInvoice. - Min sida/internettjänster -
Från dag 61 och framåt:
- Alla fakturor och annat material som skickas till scanningcentralen kommer inte att behandlas vidare.
- Tjänsten avslutas helt och generarar inte några kostnader för dig.
Relaterade avsnitt
Filmer
Skicka fakturor med hjälp av Visma AutoInvoice
Supportforum
Ta del av hur 30 000 andra Visma-kunder arbetar smartast med sitt företagande.