Checklista när du byter till Visma eEkonomi - som företag

Dubbelkolla företagets uppgifter

1. Kontrollera att du har rätt uppgifter om företaget, som till exempel telefonnummer, bankgiro och att det finns ett organisationsnummer under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar.

Kontrollera din databas

1. Rensa din databas från gamla och felaktiga uppgifter, det kan till exempel finnas felaktiga statistikuppgifter när du har jobbat länge i ditt program. Läs hur du gör i avsnittet Kontrollera företagets databas.

Gå igenom dina register

1. Inaktivera de poster du inte vill föra över till Visma eEkonomi. Det är bara aktiva poster som förs över. Se till att du inte har dubletter.
2. Se till att alla leverantörer har namn, organisationsnummer och bankgironummer.
3. Se till att alla kunder har namn, postnummer och ort eftersom det är obligatoriskt i Visma eEkonomi.
4. Se till att alla artiklar har namn, artikelnummer, enhet och en konteringskod eftersom det är obligatoriskt i Visma eEkonomi. Om du inte använder artikelkonteringar måste du skapa sådana och massuppdatera ditt artikelregister. Läs mer om artikelkonteringar i avsnittet Artikelkonteringar, kortläge.
5. Se till att dina utländska kunder har en landskod.

Se över dina kundfakturor

1. Se till att alla kundfakturor är utskrivna.
2. Registrera alla inbetalningar som är utförda.
3. Skriv ut fakturajournal och inbetalningsjournal så att bokföringen är uppdaterad.
4. Säkerställ att nummerserien du har för dina fakturor fungerar på lång sikt. I Visma eEkonomi kan du inte byta nummerserie, så brukar du till exempel byta nummerserie varje år och inleda fakturanumren med innevarande år (2024XXXX) så är det bra att se över detta. Du ändrar nummerserie under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Nummerserier.

Få koll på dina leverantörsfakturor

1. Se till att alla leverantörsfakturor är attesterade.
2. Om du använder dig av betalfiler skapar du betalfiler för dina fakturor i Visma Administration 2000. Du kan även skapa betalfiler i Visma eEkonomi, men då gäller det att vara uppmärksam på att du inte skickar samma leverantörsfaktura för betalning två gånger.
3. Registrera alla utbetalningar som är utförda.
4. Skriv ut leverantörsfakturajournal och utbetalningsjournal så att bokföringen är uppdaterad.

Tar du emot e-fakturor från dina leverantörer?

1. Se till att alla leverantörsfakturor är inlästa. Det gör du genom att välja kommandot Hämta nya underlag under Inköp - Inläsning underlag.
2. Ta bort markeringen för Ta emot e-fakturor under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster- Digitala fakturor och dokument.

Gör klart bokföringen!

1. Om du arbetar med periodiseringar ska du se till att du har gjort periodiseringarna för den sista perioden innan du byter program.
2. Bokför den pågende perioden och gör momsrapporten.

Arbetar du med andra tjänster/program?

Visma AutoCollect

1. Återkalla alla uppdrag hos Visma AutoCollect innan du gör programbytet.

Återkalla uppdrag, kommando

Visma Webshop

1. Ta bort filtreringen på artikelkategorier i Visma Webshop om du har artikelgrupper i Visma Administration 2000, som du använder för att filtrera på artikelkategorier i Visma Webshop.

Om du inte gör detta kommer det inte att fungera när du byter till Visma eEkonomi. I Visma eEkonomi används inte artikelgrupper, så därför kommer sidorna med artikelkategorier i Visma eEkonomi att bli tomma när du synkar Visma eEkonomi med Visma Webshop.

Säkerhetskopiera företaget

1. Ta en säkerhetskopia via Arkiv - Säkerhetskopiering - Aktivt företag innan du för över dina uppgifter till Visma eEkonomi.

Starta om Visma eEkonomi

Om du har loggat in och testat Visma eEkonomi, eller fört över uppgifter tidigare och vill göra en ny överföring, måste du starta om dittföretag i Visma eEkonomi.

1. Logga in i Visma eEkonomi.

2. Välj Inställningar - Företagsinställningar.

3. Klicka på knappen Starta om.

Läs om hur du startar om ditt företag i avsnittet Omstart av företag i hjälpen för Visma eEkonomi.

Starta överföringsprogrammet - Visma Spcs Flytthjälp

Du startar Visma Spcs Flytthjälp via ditt Visma Administration.

1. Starta Visma Administration.
2. Välj Arkiv - Export - Överför uppgifter till Visma eEkonomi i ditt Visma Administration.
3. Klicka på Starta guide för överföring.
4. Följ stegen i guiden och du är igång!

Om överföringsprogrammet inte startar kan du klicka på länken Ladda ner Visma Spcs Flytthjälp.

Vilka verifikationsserier ska du använda?

1. Kontrollera att de verifikationsserier du ska använda finns upplagda. Det gör du under Inställningar - Företagsinställningar, fliken Bokföringsuppgifter.

Var ändrar jag mina verifikationsserier och måste jag ha det?

Verifikationer

Stäm av dina konton och saldon

1. Gå igenom dina konton i Visma eEkonomi och kontrollera att de har rätt momsrapportkod.
   När dina uppgifter fördes över så fick standardkontona i kontoplanen de standardmomsrapportkoder som gäller i Visma eEkonomi. Har du skapat egna konton i Visma Administration 2000, eller använt konton som normalt inte finns i Visma eEkonomi, så kommer dessa konton att sakna momsrapportkod. Läs om hur du ändrar momskod i Visma eEkonomi

2. Gå igenom de verifikationer som du ännu inte har skapat momsrapport för och kontrollera att de har rätt momsrapportkoder. Lägg in korrekt momsrapportkod direkt på raderna där det saknas eller eventuellt är fel kod.

3. Stäm av balans- och resultatrapporterna i Visma eEkonomi mot Visma Administration 2000 och kontrollera att kontona stämmer.

4. Stäm av skattekontot.

5. Kopiera och klistra in kontoutdragen från din bank och kontrollera att saldot stämmer. Du kopierar uppgifter från och med senaste avstämda saldo till och med det datum du bytte program. Läs hur du gör i Kopiera och klistra in kontoutdrag.

Aktivera bankkopplingen

Med en bankkoppling förs dina bankhändelser automatiskt över från ditt bankkonto till Visma eEkonomi. Ett smidigt arbetssätt som sparar tid och minimerar risken för dubbelregistrering eller att du missar någon transaktion.

1. Aktivera bankkopplingen mellan ditt program och din bank.

Arbeta med bankkoppling.

Hantera rot- och rutfakturor

De rot- och rutfakturor som är skapade i Visma Administration 2000 innan du förde över uppgifterna till Visma eEkonomi, skapar du ansökningar för i Visma Administration eller manuellt på Skatteverkets hemsida. De inbetalningar du får från kunder och från Skatteverket ska registreras i Visma eEkonomi.

I Visma eEkonomi måste artiklar som används för utfört arbete ha artikelkonteringen Tjänst X% moms.

1. Kontrollera att artiklarna har rätt artikelkontering i Visma eEkonomi.

Arbetar du med periodiseringar?

Om du vill arbeta vidare med periodiseringar i Visma eEkonomi behöver du starta upp dem på nytt.

1. Skapa en manuell verifikation där du återför hela summan till rätt kostnadskonto, dvs nollar 17XX-kontot mot det aktuella kostnadskontot. När du periodiserar väljer du sedan vilket 17XX-konto summan ska bokas mot, datum för första periodisering och antal perioder/månader. Förslaget som visas kan du sedan jämföra med det du har haft i Visma Administration 2000.

Skapa manuell verifikation

Periodisera en verifikation