Byt till Visma eEkonomi - som redovisningsbyrå

Om du som redovisningsbyrå har bytt till Visma eEkonomi och har kunder som nu ska föras över från Visma Administration kan du antingen ta hjälp av oss eller göra överföringen på egen hand.

Vill du att vi hjälper dig klickar du på den gröna knappen nedan. Överföringen är i regel klar inom 48 timmar, helgfria vardagar. Det är viktigt att inte någon arbetar vidare i programmet under tiden. Innan uppgifterna ska föras över går du igenom Checklista inför programbyte. När uppgifterna är överförda går du igenom Checklista efter programbyte.

Vi hjälper dig med flytten till Visma eEkonomi


Vill du göra överföringen på egen hand följer du stegen nedan: Checklista inför programbyte, För över uppgifter och Checklista efter programbyte. Vill du ha lite mer kött på benen kan du kolla in filmen Flytta information från Administration till eEkonomi.

Uppgifter som förs över till Visma eEkonomi

  • Företagsuppgifter

  • Obetalda leverantörsfakturor

  • Bokföringen (två senaste bokföringsåren)
    Använder du kontoplan BAS96 kan du inte föra över din bokföring till Visma eEkonomi. I detta fall får du skriva ut en balansrapport och sedan lägga in uppgifterna som ingående balanser i Visma eEkonomi.

Checklistor

Checklista inför programbyte

Innan uppgifterna förs över ska du gå igenom checklistan nedan. Gör du det kommer programbytet att gå smidigt och lätt!

1

Dubbelkolla kundens företagsuppgifter

  1. Kontrollera att du har rätt uppgifter om kundens företag, som till exempel telefonnummer, bankgiro och att det finns ett organisationsnummer under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar.

 

2

Kontrollera kundens databas

  1. Rensa databasen från gamla och felaktiga uppgifter, det kan till exempel finnas felaktiga statistikuppgifter när man har jobbat länge i sitt program. Läs hur du gör i avsnittet Kontrollera företagets databas.
3

Gå igenom kundens register

  1. Inaktivera de poster du inte vill föra över till Visma eEkonomi. Det är bara aktiva poster som förs över. Se till att du inte har dubletter.
  2. Se till att alla leverantörer har namn, organisationsnummer och bankgironummer.
  3. Gör registervård på kundens register. Läs hur du gör i avsnittet Registervård.
4

Få koll på leverantörsfakturorna

  1. Se till att alla leverantörsfakturor är attesterade.
  2. Om du använder dig av betalfiler skapar du betalfiler för fakturorna i Visma Administration 200. Du kan även skapa betalfiler i Visma eEkonomi, men då gäller det att vara uppmärksam på att du inte skickar samma leverantörsfaktura för betalning två gånger.
  3. Registrera alla utbetalningar som är utförda.
  4. Skriv ut leverantörsfakturajournal och utbetalningsjournal så att bokföringen är uppdaterad.

Tar kunden emot e-fakturor från sina leverantörer?

  1. Se till att alla leverantörsfakturor är inlästa. Det gör du genom att välja kommandot Hämta nya underlag under Inköp - Inläsning underlag.
  2. Ta bort markeringen för Ta emot e-fakturor under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster- Digitala fakturor och dokument.

Obetalda och journalförda leverantörsfakturor förs över till Visma eEkonomi som reskontraposter. Till exempel förs fakturanummer och belopp över så att du kan registrera och bokföra utbetalningarna när de är genomförda.

5

Gör klart bokföringen!

  1. Om du arbetar med periodiseringar ska du se till att du har gjort periodiseringarna för den sista perioden innan du byter program.
  2. Bokför den pågende perioden och gör momsrapporten.

Om du byter program precis efter ett bokslut ska du se till att bokslutet är inläst och att den ingående balansen stämmer för det nya räkenskapsåret.

 

6

Säkerhetskopiera företaget

  1. Ta en säkerhetskopia via Arkiv - Säkerhetskopiering - Aktivt företag innan du för över uppgifterna till Visma eEkonomi.

Läs mer i Säkerhetskopiera aktivt företag/alla företag. Har kunden till exempel gjort egna fakturamallar följer de inte med till Visma eEkonomi, eftersom hanteringen av detta skiljer sig åt.

Vid avslutat samarbete i Visma eEkonomi Fakturering till Visma Administration

När du och din kund väljer att avsluta samarbetet i Visma eEkonomi Fakturering till Visma Administration finns det olika vägar att gå, välj nedan vilket som passar er bäst:

1 Avsluta samarbetet

Gör så här om samarbetet med kunden ska upphöra och kunden inte tänker arbeta vidare i Visma eEkonomi Fakturering eller något annat Visma Spcs-program:

  1. Avsluta det befintliga samarbetet du har med kunden genom att logga in i Mina tjänster och välja Samarbeten uppe i högra hörnet.

  2. Markera Visma eEkonomi Fakturering till Visma Administration och välj Avsluta samarbete.

  3. Ange att kunden ska avaktivera tjänsten Visma eEkonomi Fakturering efter avslutat samarbete.

  4. Välj Avsluta samarbetet.

När samarbetet är avslutat kommer både du och din kund endast att kunna titta på uppgifterna i Visma eEkonomi Fakturering, ni kommer alltså inte kunna jobba i porgrammet. För dig som byrå gäller detta så länge kunden har någon annan samarbetstjänst aktiv.

Gör så här om samarbetet med kunden ska upphöra och kunden själv tänker arbeta vidare i Visma eEkonomi Fakturering:

1 Avsluta samarbetet

  1. Avsluta det befintliga samarbetet du har med kunden genom att logga in i Mina tjänster och välja Samarbeten uppe i högra hörnet.

  2. Markera Visma eEkonomi Fakturering till Visma Administration och välj Avsluta samarbete.

  3. Ange att kunden ska fortsätta använda tjänsten Visma eEkonomi Fakturering efter avslutat samarbete.

  4. Välj Avsluta samarbetet.

När samarbetet är avslutat kommer du som byrå inte längre åt kundens Visma eEkonomi Fakturering, men du har kvar kundens uppgifter i ditt Visma Administration. Kunden har fortsatt tillgång till Visma eEkonomi Fakturering. Vill de även ta över bokföringen får kunden uppgradera till Visma eEkonomi Smart och läsa in en SIE-fil som du som byrå exporterar från Visma Administration.

Gör så här om samarbetet med kunden ska upphöra och kunden själv tänker arbeta vidare i Visma eEkonomi Smart:

1 Avsluta samarbetet

  1. Avsluta det befintliga samarbetet du har med kunden genom att logga in i Mina tjänster och välja Samarbeten uppe i högra hörnet.

  2. Markera Visma eEkonomi Fakturering till Visma Administration och välj Avsluta samarbete.

  3. Ange att kunden ska fortsätta använda tjänsten Visma eEkonomi Fakturering efter avslutat samarbete.

  4. Välj Avsluta samarbetet.

2 Exportera filer från Visma Administration

  1. Exportera kundens bokföringsdata genom att göra en SIE-export från Visma Administration. För att göra detta väljer du Arkiv - Export - SIE.

  2. Ta en säkerhetskopia på kundens företag i Visma Administration om kunden vill föra över sitt leverantörsregister Visma eEkonomi.

3 Uppgradera till Visma eEkonomi Smart

  1. Kunden kontaktar Visma Spcs Support för att få sin licens uppgraderad från Visma eEkonomi Fakturering till Visma eEkonomi Smart.

4 Importera filer till Visma eEkonomi Smart

  1. Kunden för över bokföringsdata till Visma eEkonomi Smart genom att importera den SIE-fil som de har fått från byrån. Läs mer i avsnittet Importera bokföringsdata i hjälpen för Visma eEkonomi Smart.
  2. Kontakta Visma Spcs Flytthjälp på tel 010-458 44 80 om kundens leverantörsregister ska föras över till Visma eEkonomi.
  3. Justera bokföringskontona efter importerna till Visma eEkonomi. Eftersom Visma eEkonomi lägger belopp från 15- och 24-konton på konto 1518 respektive 2448 vid importen, behöver du manuellt boka om saldot för dessa till 1510 respektive 2440.

Har du och din kund kommit överens om att fortsätta samarbeta, men att du som byrå istället arbetar i Visma eEkonomi, då ska du följa stegen nedan för att komma igång så smidigt som möjligt.

Obs!

Innan du går vidare ska du ta en titt på din kunds företag i Visma eEkonomi Fakturering. Kontrollera att kundreskontran är uppdaterad och att den känns okej att jobba vidare med. Är den inte det kan du istället välja att starta om kundens företag och börja med ett tomt Visma eEkonomi. Väljer du att göra det kan du flytta över exempelvis bokföring, register och reskontraposter från ditt Visma Administration till kundens tomma Visma eEkonomi. Diskutera vilken som blir den bästa lösningen tillsammans med din kund. Har du några frågor är du välkommen att kontakta vår Flytthjälp på telefonnummer 010-458 44 80.

1 Avsluta samarbetet

  1. Avsluta det befintliga samarbetet du har med kunden genom att logga in i Mina tjänster och välja Samarbeten uppe i högra hörnet.

  2. Markera Visma eEkonomi Fakturering till Visma Administration och välj Avsluta samarbete.

  3. Ange att kunden ska fortsätta arbeta med Visma eEkonomi Fakturering efter avslutat samarbete.

  4. Välj Avsluta samarbetet.

När samarbetet är avslutat kommer du som byrå inte längre åt kundens Visma eEkonomi Fakturering, men du har kvar kundens uppgifter i ditt Visma Administration.

2 Bjud in din kund till samarbete

  1. Bjud in din kund till samarbete i Visma eEkonomi Fakturering. Detta gör du via Visma Advisor eller Visma Byråstöd. Aktiveringsförfarandet skiljer sig åt beroende på vilket program du arbetar i och vilket samarbete du vill aktivera. Läs mer via länkarna nedan:

    Aktivera samarbete i Visma eEkonomi från Visma Advisor

    Aktivera samarbete i Visma eEkonomi från Visma Byråstöd

3 Exportera filer från Visma Administration

  1. Exportera kundens bokföringsdata genom att göra en SIE-export från Visma Administration. För att göra detta väljer du Arkiv - Export - SIE.

  2. Kontakta Visma Spcs Flytthjälp på tel 010-458 44 80 om kundens leverantörsregister ska föras över till Visma eEkonomi.

4 Importera filer till Visma eEkonomi Pro

  1. Importera kundens SIE-fil från Visma Administration till kundens företag i Visma eEkonomi Pro. Läs mer i avsnittet Importera bokföringsdata i hjälpen för Visma eEkonomi Pro.

  2. Justera bokföringskontona efter importerna till Visma eEkonomi. Eftersom Visma eEkonomi lägger belopp från 15- och 24-konton på kontot 1518 respektive 2448 vid importen, behöver du manuellt boka om saldot för dessa till 1510 respektive 2440.

För över kundens uppgifter

När du har gått igenom checklistan Checklista inför programbyte är det dags att föra över kundens uppgifter från Visma Administration 200 till Visma eEkonomi.

Observera! Har du och din kund avslutat ett samarbete i Visma eEkonomi Fakturering till Visma Administration ska du inte följa instruktionen nedan. Läs istället här och bestäm hur ni ska fortsätta ert samarbete. Därefter går ni vidare till Checklista efter programbytet.

1

Starta överföringsprogrammet

Tänk på att överföringen ska göras från serverdatorn om du arbetar i nätverk.

  1. Starta överföringsprogrammet Visma eEkonomi Converter genom att välja Arkiv - Export - Överför uppgifter till Visma eEkonomi. Om överföringsprogrammet inte startar kan du klicka på länken Ladda ner och starta Visma eEkonomi Converter.
  2. Följ anvisningarna.
2

Läs in uppgifterna i Visma eEkonomi

När överföringen är klar är det dags att läsa in uppgifterna i Visma eEkonomi. Från Visma eEkonomi Converter kommer du direkt till en inloggningssida.

  1. Logga in på vismaspcs.se. Det gör du genom att klicka på Mina tjänster uppe till höger.

Programmet öppnas automatiskt direkt efter inloggning och en dialogruta visas som informerar om att det finns uppgifter att läsa in.

  1. Klicka på Ja och följ guiden som startar.

När guiden är slutförd är uppgifterna från Visma Administration 200 överförda till Visma eEkonomi och det är dags för dig att börja jobba i det nya programmet.

Observera

Om du har testat Visma eEkonomi tidigare, eller fört över uppgifter tidigare och vill göra en ny överföring, måste du starta om ditt företag i Visma eEkonomi. Det gör du under Inställningar - Företagsinställningar och knappen Starta om. När du startar om raderas all tidigare information som du har registrerat i Visma eEkonomi och du får gå igenom guiden en gång till.

Checklista efter programbyte

När kundens uppgifter har förts över till Visma eEkonomi kan det vara bra att gå igenom stegen nedan innan du börjar arbeta i det nya programmet. Du går bara igenom de steg som berör dig.

1

Vilka verifikationsserier ska användas?

  1. Kontrollera att de verifikationsserier du ska använda finns upplagda. Det gör du under Inställningar - Företagsinställningar, fliken Bokföringsuppgifter.

Var ändrar jag mina verifikationsserier och måste jag ha det?

Verifikationer

2

Stäm av konton och saldon

  1. Gå igenom kontona i Visma eEkonomi och kontrollera att de har rätt momsrapportkod.
    När uppgifterna fördes över så fick standardkontona i kontoplanen de standardmomsrapportkoder som gäller i Visma eEkonomi. Har du skapat egna konton i Visma Administration 200, eller använt konton som normalt inte finns i Visma eEkonomi, så kommer dessa konton att sakna momsrapportkod. Läs om hur du ändrar momskod i Visma eEkonomi

  2. Gå igenom de verifikationer som du ännu inte har skapat momsrapport för och kontrollera att de har rätt momsrapportkoder. Lägg in korrekt momsrapportkod direkt på raderna där det saknas eller eventuellt är fel kod.

  3. Stäm av balans- och resultatrapporterna i Visma eEkonomi mot Visma Administration 200 och kontrollera att kontona stämmer.

  4. Stäm av skattekontot.

  5. Kopiera och klistra in kontoutdragen från banken och kontrollera att saldot stämmer. Du kopierar uppgifter från och med senaste avstämda saldo till och med det datum du bytte program. Läs hur du gör i Kopiera och klistra in kontoutdrag.

3

Aktivera bankkopplingen

Med en bankkoppling förs bankhändelserna automatiskt över från bankkontot till Visma eEkonomi. Ett smidigt arbetssätt som sparar tid och minimerar risken för dubbelregistrering eller att du missar någon transaktion.

  1. Aktivera bankkopplingen mellan programmet och kundens bank.

Arbeta med bankkoppling.

3

Arbetar du med periodiseringar?

Om du vill arbeta vidare med periodiseringar i Visma eEkonomi behöver du starta upp dem på nytt.

  1. Skapa en manuell verifikation där du återför hela summan till rätt kostnadskonto, dvs nollar 17XX-kontot mot det aktuella kostnadskontot. När du periodiserar väljer du sedan vilket 17XX-konto summan ska bokas mot, datum för första periodisering och antal perioder/månader. Förslaget som visas kan du sedan jämföra med det du har haft i Visma Administration 200.

Skapa manuell verifikation

Periodisera en verifikation

Relaterade avsnitt

Bokför och fakturera på webben - Visma eEkonomi

Prova Visma eEkonomi

Om du använder Visma Administration 200 med koppling till andra produkter

Jämför Visma Administration 200 med Visma eEkonomi

Arbeta smartare

Guide: Vad är molnet?

Dessa molntjänster använder du redan

Visma eEkonomi rivstart

Filmer

Se alla filmer om Visma Administration 200

Supportforum

Upptäck vårt Visma eEkonomi!

Sökord: Byta program, Konvertera