Skapa ny kontantfaktura

Varje faktura som du utfärdar måste ha ett löpnummer i en obruten nummerserie. Det är föreskrivet av myndigheterna. I programmet ingår både vanliga fakturor och kontantfakturor i samma nummerserie. Programmet räknar upp numret med ett varje gång du skapar ny faktura eller kontantfaktura.

Första gången du skapar en faktura eller kontantfaktura i programmet måste du dock själv bestämma vilket nummer den första fakturan/kontantfakturan ska ha. Det spelar ingen roll vilket nummer du väljer som första numret. Det viktiga är enbart att nummerserien på fakturorna fortsättningsvis är obruten. Du kan lika gärna börja med nummer 345 eller 1001 som på nummer 1. Välj helst inte för långa nummer. Det blir bara besvärligt för dina kunder när de ska mata in siffrorna i samband med betalning av fakturor. 

När du väl har sparat faktura eller kontantfaktura med det första numret i nummerserien kommer programmet att räkna upp löpnumren så länge du har firman kvar. Du kan inte byta nummerserie på fakturor/kontantfakturor i det här programmet.

Som fakturadatum föreslår programmet dagens datum vid det tillfälle då du skapar fakturan i programmet. Du kan ändra till annat datum. Normalt bör fakturan skapas och dateras i anslutning till en leverans som har skett eller en tjänst som är utförd.

Uppgifter om referens skrivs in i fältet Referens på fakturan och sparas ihop med uppgifter om köparen. Om du senare vill lägga till eller ändra referensuppgifter använder du kommandot Redigera som du når via listsymbolen vid fältet Namn.

På fakturan måste du ange köparens namn, adress och postadress. En enkel lista över kunderna sparas i bokstavsordning, som underlättar då du återkommande fakturerar samma kund. Då kan du låta programmet hämta uppgifter om köparen direkt ur listan. För att en faktura ska anses korrekt utformad måste köparen kunna identifieras. Var därför försiktig med att använda förkortningar för köparens namn.

Vid fältet Namn visas en listsymbol längst till höger. Om du klickar på den listsymbolen visas samtliga sparade kunduppgifter. Via kommandot Redigera har du möjlighet att ändra i kunduppgifterna, ta bort kunder och lägga till uppgifter om nya kunder i listan.

Fyll i köparens e-postadress i fältet E-post om du vill att fakturan ska skickas i pdf-format som e-postbilaga. Läs mer i avsnittet Skicka faktura med e-post.

När du skriver in en textrad i textfältet på en fakturarad sparas textraden automatiskt.

Varje gång du skriver in det första tecknet i textfältet på en ny fakturarad öppnas listan med gamla textrader. Då visas i listan bara textrader som har samma begynnelsetecken som det tecken du just skrivit in. Genom att markera en av raderna som visas kan du lätt återvända en textrad som du använt tidigare.

Om du vill lägga till, ändra eller ta bort en textrad klickar du på listsymbolen längst till höger i textfältet. Då visas samtliga sparade textrader. Välj sedan Redigera för att göra önskade korrigeringar.

På varje fakturarad föreslår programmet en momssats. Som standard föreslås 25 %, eftersom det är den vanligast förekommande momssatsen.

Om du i företagsinställningar angett att det i din firma förekommer försäljningar till olika momssatser kan du ändra den föreslagna momssatsen direkt på fakturan. Du kan även ändra den momssats som programmet som standard föreslår på nya fakturor som du skapar. Den ändringen gör du genom att välja Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsinställningar, fliken Faktura. Läs mer i avsnittet Företagsinställningar, fliken Faktura.

Övriga uppgifter om moms

I ovanligare fall behöver du kanske skriva in ytterligare uppgifter om moms på en faktura. En särskild funktion finns inbyggd i programmet för att skapa fakturor med s k omvänd moms. Läs mer i avsnittet Fakturor med omvänd moms.

Det är inte ovanligt att du på en faktura kanske vill framföra ett besked i ren text. Det är enkelt eftersom du har möjlighet att byta till rena textrader i avsnittet för fakturarader på fakturan. Det kan handla om du vill skriva något om rabatter som lämnats eller något särskilt villkor som du vill lägga till. Du byter en fakturarad mot en textrad genom att ställa markören på en fakturarad och med höger musknapp välja kommandot Använd som textrad.

Som standard visas kolumner för Antal och á-pris på varje fakturarad. Programmet använder de två uppgifterna för att beräkna moms och totalpris på fakturan automatiskt. Vill du ta bort dessa kolumner på en enstaka faktura använder du menyvalet Kommando och avmarkerar bocken på raden Visa kolumner för antal och pris genom att klicka på raden.

Du har också möjlighet att ändra programmets standardinställning så att kolumnerna för Antal och á-pris aldrig tas med när du skapar en ny faktura. Den inställningen gör du på fliken Faktura under Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsinställningar. Läs mer i avsnittet Företagsinställningar, fliken Faktura. Vill du sedan i enstaka fall ha med Antal och Pris på en faktura använder du menyvalet Kommando för att lägga till kolumnerna.

Programmets standardinställning på fakturor är att på fakturaraderna längst till höger visa kolumner för pris exklusive moms samt använd momssats. Momsbeloppen som beräknas automatiskt av programmet på försäljningen visas i en separat momsspecifikation.

Vill du ändra inställning så att programmet visar priset inklusive moms på fakturaraderna på varje ny faktura gör du denna inställning under Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsinställningar, fliken Faktura. Läs mer i avsnittet Företagsinställningar, fliken Faktura. Om du sedan i enstaka fall vill visa pris exklusive moms tar du bort markeringen vid Faktura/kontantfaktura inklusive moms under Kommando - Typ av faktura.

När du vill debitera dröjsmålsränta på en faktura ska du ställa markören på en ledig textrad på fakturan och välja Kommando - Fakturarader - Använd som dröjsmålsränta. Då anges texten dröjsmålsränta på textraden och du kan skriva in det aktuella beloppet direkt i kolumnen för Pris exkl. moms på fakturan.

Det belopp som du skrivit in kommer av programmet automatiskt att behandlas som en momsfri försäljning och kommer också att tas med i fältet 42 för Övrig försäljning när programmet gör momsredovisningen.

Läs mer i avsnittet Dröjsmålsränta.

När du gör en faktura eller kontantfaktura i programmet kan du lägga till en rad för att kunna ange en rabatt på det ordinarie pris som du redan har angett på fakturan. Raden för rabatt kommer alltid att lägga sig sist bland fakturaraderna.

Om fakturan innehåller flera olika momssatser kommer programmet i första hand att räkna bort rabatten från det belopp som står på den översta fakturaraden, därefter minskas beloppet på den näst översta raden o s v.   

Du når funktionen genom att markera fakturaraden, välja höger musknapp och klicka på Använd fakturarabatt. I dialogrutan som öppnas kan du ange en text som skrivs ut på fakturan. Du väljer sedan om rabatten ska anges som ett procenttal av hela fakturabeloppet eller som ett fast belopp som du själv anger. Om du anger ett procenttal räknar programmet ut hur stor rabatten blir i kronor och anger den på rabattraden.

Om du skapar en faktura där du anger priset exklusive moms, kommer ingen moms att ingå i det rabattbelopp som beräknas.

Om du däremot skapar en faktura där du anger priset inklusive moms kommer programmet att räkna ut hur stor del av rabatten som är minskad moms och hur stor del som är en minskning av priset exklusive moms.

Vill du ångra dig och ta bort rabattraden från fakturan använder du höger musknapp igen och klickar återigen på raden Använd fakturarabatt. Då tas rabattraden bort från fakturan.

En särskild funktion finns inbyggd i programmet för att skapa fakturor med s k omvänd moms. Läs mer i avsnittet Fakturor med omvänd moms.

Så länge en ny faktura inte är sparad kan du enkelt göra om faktura till en kontantfaktura genom att högerklicka och välja Ändra till kontantfaktura. På motsvarande sätt kan du ändra en kontantfaktura till en vanlig faktura.