Nyheter i Visma Administration 500

Nu kan du skicka e-fakturor till privatpersoner via Kivra

Vi är glada över vårt samarbete med Kivra som nu gör det möjligt för dig att skicka e-fakturor, inte bara till företag utan även till privatpersoner. Över 4 miljoner privatpersoner är anslutna till Kivra och nu kan du fakturera dem snabbt och smidigt direkt från ditt program. Det enda du behöver göra är att använda dig av utskriftsvalet Kivra.

Att skicka fakturor till Kivra är enkelt, säkert, miljövänligt och sparar tid, både för dig och din kund. Kunden kan sedan betala fakturan direkt via Kivras app. Kostnaden för att skicka en faktura till Kivra är 5,00 kr. Första gången du skickar en faktura till Kivra får du fylla i kontaktuppgifter och godkänna Kivras avtal.

Läs mer i avsnittet Skicka dokument som e-faktura, brev eller e-post.

Förenkla för dig och dina kunder med rekommenderade utskriftsval

Fler och fler väljer att ta emot e-fakturor för att arbeta effektivare och spara tid. I programmet har vi nu gjort det enklare för dig att se vilka av dina kunder som vill ta emot e-fakturor.

I programdelen Försäljning - Fakturahantering har kolumnen Rekommenderat tillkommit. Här visas på vilket sätt din kund vill ta emot sin faktura och du kan enkelt ändra utskriftsval direkt på raden i kolumnen Utskriftsval. Vill du byta utskriftsval för alla fakturor i listan, som har ett rekommenderat val, väljer du kommandot Använd rek. utskriftsval. Via kommandot får du också möjlighet att uppdatera kundregistret med de rekommenderade utskriftsvalen - ett enkelt sätt för att se till att dina kunder i fortsättningen får sina fakturor levererade på det sätt de önskar.

Vill du uppdatera kolumnen Rekommenderat kan du använda kommandot Kontrollera rek. utskriftsval.

Införda kundönskemål

Till den här versionen har vi haft möjlighet att införa några av de önskemål som finns i vårt forum:

Enklare att registrera leverantörsfakturor med OCR-nummer

När du markerar det nya fältet Kopiera fakturanummer till OCR/Refnr på leverantören, kommer leverantörens fakturanummer automatiskt att kopieras till fältet OCR/Refnr när du registrerar din leverantörsfaktura. Ett önskemål som kommer att underlätta fakturaregistreringen för många.

Vill du att det här valet alltid ska vara markerat när du skapar nya leverantörer via Inköp - Leverantörer så markerar du Kopiera fakturanummer till OCR/Refnr under Inköp i företagsinställningarna.

Kopiera och exportera tabellinnehåll i programdelen Utbetalningar

När du står i listläget för Betalningar - Utbetalningar kan du nu högerklicka och välja Kopiera/exportera tabellinnehåll som på många andra ställen i programmet. På så sätt kan du kopiera innehållet och exportera det till Excel. En efterfrågad funktion som nu är införd.

Möjligt att göra urval i programdelen Utbetalningar

För att underlätta hanteringen kring utbetalningar har vi lagt till en urvalsrad i listläget under Betalningar - Utbetalningar. Genom urvalsraden kan du enkelt söka i de olika kolumnerna.

Sortera utbetalningar på Belopp kr

För att underlätta vid till exempel avstämningar kan du numera sortera dina utbetalningar efter Belopp i kr. Detta gäller i listläget under Betalningar - Utbetalningar och Betalningar - Utbetalningsarkivet.

Nu stödjer programmet redovisning av moms enligt One Stop Shop (OSS)

Företag som säljer varor och/eller tjänster till privatpersoner i andra EU-länder ska från 1 juli 2021 redovisa moms enligt OSS. Det innebär att försäljningen beskattas med den momssats som gäller i landet där köparen finns. Nu äntligen finns det fullt stöd i programmet för att hantera redovisning av moms enligt OSS!

Den nya programdelen för OSS hittar du under Bokföring - Momskontroll - One Stop Shop. Därifrån kan du skapa en fil för redovisning till Skatteverket och även skriva ut en rapport för One Stop Shop.

För att stödja OSS har bland annat följande anpassningar gjorts i programmet:

• fliken Procentsatser har tillkommit under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Företag - Moms. Här kontrollerar/justerar du procentsatserna för de länder du säljer till inom EU.

• fälten Artikeltyp (varor eller tjänster) och Försäljning OSS (konto för OSS) har tillkommit under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Artiklar/lager - Artikelkonteringar. I din artikelkontering kan du nu även ange vilken momskod som ska gälla för de olika länder du säljer till.

• i kundregistret på fliken Fler uppgifter och på fakturan på fliken Kunduppgifter har markeringssrutan One Stop Shop (OSS) tillkommit.

Läs mer i avsnittet Hantera utländsk moms i ditt program om vad du ska tänka på inför rapportering av OSS till Skatteverket.

Min sida/internettjänster byter namn till Mina tjänster

Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar har Min sida/internettjänster bytt namn till Mina tjänster. Under Mina tjänster hittar du precis som tidigare dina inloggningsuppgifter till vismaspcs.se och du ser också vilka av Vismas tjänster du har tillgång till.

Nytt utseende för artikelkonteringarna i företagsinställningarna

Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Artiklar/lager - Artikelkonteringar kan nu artikelkonteringarna visas i ett listläge och ett kortläge. I kortläget ser du tydligt alla inställningar du kan göra för en artikelkontering. Du når kortläget genom att dubbelklicka på en rad eller genom att markera raden och klicka på ikonen för kortläget uppe till höger ovanför tabellen. I kortläget gör du inställningar för hur artiklar ska hanteras vid försäljning. I den nedre tabellen kan du nu även ange vilken momskod som ska gälla för de olika länder du säljer till.

Rättade buggar

• Under vissa omständigheter visas ett felmeddelande när du använder kommandot Markera t o m datum

• Återrapporteringsfilen innehåller inga utbetalningar till detta företag vid inläsning av CAMT-fil

• Återrapporteringsfil (CAMT.054) från Nordea behöver annan filändelse för att kunna läsas in

• Stopp vid inläsning av CAMT.054-fil från Handelsbanken till ett dotterföretag

• Vid återrapportering från Handelsbanken hamnar bankavgiften i fel fält (CAMT)

• Felmeddelande visas i vissa fall när du läser in en återrapporteringsfil (CAMT) från SEB

• Rapporter från rapportgeneratorn som skrivs ut till Excel tar med tomma rader

Vårt forum är värdefullt!

Vi har förmånen att ha ett aktivt forum för Administrations-serien! Därför känns det väldigt roligt att vi till den här versionen har kunnat fokusera på att införa önskemål som kommer från just våra forumanvändare. Vill du också vara med och påverka eller bara dela med dig eller få goda råd från andra användare - kika då in i vårt forum för Visma Administration.

Förbättrad återrapportering för leverantörsbetalningar

Från och med den här versionen fungerar det att läsa in återrapporteringsfiler i formatet CAMT.054. Det innebär att om du har skickat en betalfil i formatet XML/ISO20022 (pain 001.001.03) för betalning av leverantörsfakturor till banken, så kan du nu läsa tillbaka betalfilen (CAMT.054) till ditt program. Detta gäller både svenska och utländska betalningar.

Den här förändringen påverkar dig som har någon av bankerna Danske Bank, Handelsbanken, SEB eller Swedbank, men även om du använder Nordeas filbetalningstjänst Corporate Access.

Automatisk överföring av UB till IB

För att underlätta när du arbetar med flera bokföringsår parallellt finns det nu en funktion som automatiskt för över utgående balans till ingående balans när du gör förändringar i föregående år. Den här funktionen kommer att vara aktiverad när du har uppdaterat till version 2021.3. Vill du inte använda dig av den automatiska överföringen tar du bort markeringen för Överför UB till IB automatiskt under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Grunduppgifter.

Om du har skapat bokföringsår för 2022, innan du uppdaterar till version 2021.3 av programmet, så behöver du välja kommandot Överför UB från föregående år i år 2022. Detta måste göras för att de ändringar du har gjort för bokföringsår 2021 ska föras över till IB för år 2022.

Infoga rader på verifikationer

Kommandot Infoga rad kan numera användas även när du arbetar med verifikationer. Du kan bara infoga rader på verifikationer som inte är registrerade. Snabbkommandot för detta är Ctrl+plustecknet.

Förhandsgranska till pdf

I förra versionen av programmet togs knappen Provutskrift bort i utskriftsdialogerna för faktura. Vi har förstått att den här funktionen har varit saknad, så nu återinför vi möjligheten att skriva ut ett dokument utan att det påverkar dokumentets status. Detta gör du numera genom knappen Förhandsgranskning till pdf, som du hittar i samband med att du förhandsgranskar ett dokument. Via Förhandsgranskning till pdf kan du antingen skapa en pdf och/eller skriva ut pdf:en, utan att dokumentet får en markering i Skickad.

Knappen Förhandsgranskning till pdf hittar du även när du skriver ut rapporter till bildskärm.

Fakturatypskod för e-posttexter

I den här versionen har vi lagt till ett villkor för dokumenttyper för dig som önskar använda det när du skickar fakturor via utskriftsvalet Lokal e-post till dina kunder. Villkoret #FKTTYP# gör att programmet automatiskt skriver ut vilken typ av dokument det gäller och kan användas i mejlets ämnesrad eller meddelandetext. De dokumenttyper som skrivs ut är faktura (som faktura räknas debetfaktura, räntefaktura, avtalsfaktura, samlingsfaktura och ingående faktura), kontantnota och kreditfaktura. Villkoret går endast att använda i mejl som innehåller fakturor.

Läs mer om att använda villkor i meddelandetext och i ämnesrad när du skickar fakturor via e-post till dina kunder.

Mejla faktura utan att kunden finns i kundregistret

Nu är det återigen möjligt att mejla fakturan till en kund, utan att först lägga upp kunden i ditt kundregister.

Förbättringar för dig som använder Microsoft Outlook som mejl-klient

Programmets hantering av den lokala e-postklienten Outlook har förbättrats och gjorts mer stabil. Vi stödjer nu även click-to-run versioner av Outlook.

Urval för skattereduktion

För att underlätta uppföljningen av fakturor som innehåller skattereduktion har vi lagt till en urvalsrad i programdelen Betalningar - Skattereduktion, fliken Översikt fakturor. Genom urvalsraden kan du enkelt söka i de olika kolumnerna.

Rättningar av kända fel

Följande fel som vi har presenterat på Visma Spcs forum är rättade:

• Ränta på nästa faktura fungerar inte om du väljer kund via fältet Namn

• Det kan i vissa fall vara problem med betalfiler i XML-format om du har ett bankgironummer i företag

Fakturahantering - ny programdel

I den här versionen har vi tagit fram en ny programdel där du på ett enkelt sätt kan hantera de fakturor du ska skicka till dina kunder. Den är framtagen för att kunna hantera en större mängd fakturor, få en bättre överblick och minska risken för fel. Den underlättar också för det ökade antalet användare som skickar digitala fakturor. Du kan enkelt justera på vilket sätt du ska skicka fakturan till kunden och du ser direkt i arbetsbilden hur fakturan kommer att se ut. Vill du öppna fakturan i sin helhet gör du det via kommandot Förhandsgranska. Själva fakturorna skapar du i programdelen Kundfakturor precis som tidigare.

Den nya programdelen heter Fakturahantering och ligger under Försäljning. Här visas alla de fakturor som ännu inte är skickade till kund. Du kan sortera och göra urval, söka efter en viss typ av fakturor och markera de fakturor du vill skicka. När du är klar använder du kommandot Skicka fakturor för att skicka iväg dina fakturor. Nytt kortkommando för att skicka fakturor är Ctrl+I. Ctrl+P används numera för att skriva ut rapporter.

Läs mer i avsnittet Fakturahantering, listläge.

Nya kommandon under Fakturahantering

Skicka fakturor

Detta kommandot använder du för att skicka de fakturor du har markerat i programdelen Fakturahantering. Du får en sammanställning över vilka fakturor som kommer att skickas och på vilket sätt. Läs mer i avsnittet Skicka fakturor, kommando.

Visa bilaga

Kommandot Visa bilaga är till för om du vill öppna och titta på den bilaga som följer med fakturan. Läs mer i avsnittet Visa bilaga, kommando.

Förhandsgranska

Även om fakturan visas direkt i arbetsbilden under Fakturahantering så kan du välja kommandot Förhandsgranska för att se fakturan i sin helhet. Läs mer i avsnittet Förhandsgranska, kommando.

Ny knapp för att skriva ut/skicka dokument

När du arbetar med fakturor så används numera knappen Skicka för att skriva ut/skicka dina dokument. Du kan antingen välja att skicka aktuellt dokument eller skicka flera dokument - precis som tidigare. Skillnaden är att när du ska skicka flera fakturor och väljer Skicka - Fakturor så kommer du till programdelen Fakturahantering, istället för som tidigare till en dialogruta för intervallutskrift.

När du klickar på själva ikonen för Skicka är det alltid det aktuella dokumentet som skickas, det som tidigare kallades för direktutskrift.

Sälj fakturor direkt från ditt program

Från och med den här versionen har du möjlighet att sälja dina fakturor direkt från programmet. Du gör det enklast via den nya programdelen Fakturahantering, men kan också göra det direkt från fakturan. Tjänsten heter Visma Betalt Direkt och är gratis att aktivera och har inga fasta kostnader.

Att sälja en faktura innebär att du säljer din kundfaktura till Visma Finance AB och pengarna betalas ut till ditt konto nästa bankdag. Du får alltid se den aktuella kostnaden för att sälja en faktura och kan därefter välja vilken eller vilka fakturor du vill sälja. Avgiften är vanligtvis 2-3% av fakturans totalbelopp och baseras på fakturabelopp och förfallodag.

När du har sålt din faktura hjälper Visma Finance AB dig med själva fakturahanteringen - de skickar den sålda fakturan till kunden och sköter påminnelsehanteringen om din kund inte skulle betala i tid. Smidigt, effektivt och ett sätt att vara säker på att man får betalt!

Du kommer igång genom att välja Arkiv - Företagsinställningar - Mina tjänster - Visma Betalt Direkt. Läs mer i avsnitten Visma Betalt Direkt, företagsinställningar och Sälj fakturor, kommando.

Nytt kommando - Sälj fakturor

När du har bestämt dig för att sälja en faktura använder du kommandot Sälj fakturor för att skicka en offertförfrågan till Visma Finance AB. Du får reda på vad avgiften blir för respektive faktura och avgör därefter vilken eller vilka fakturor du vill sälja. Läs mer i avsnittet Sälj fakturor, kommando.

Ange dokumentmall på dina kunder

I den här versionen har vi även gjort det möjligt att välja specifika dokumentmallar på kundnivå. Har du kunder som till exempel har krav på att vissa uppgifter ska finnas med på fakturan från dig, så kan du nu enkelt tillgodose detta genom att ange en viss mall för dessa kunder. Du kan välja mall för faktura, kreditfaktura, räntefaktura, kontantnota och extra fakturadokument. Inställningen gör du under Försäljning - Kunder, fliken Utskriftsval.

Övningsbolagen

I samband med uppdatering av ditt program följer det med en uppdaterad version av Övningsbolaget. Du kan även under året hämta nya övningsbolag på vismaspcs.se under rubriken Support. Övningsbolaget uppdateras två gånger per år.

Rättningar av kända fel

Följande fel som vi har presenterat på Visma Spcs forum är rättat:

• Felmeddelande hos Swedbank vid betalfiler i formatet XML/ISO20022

• Alla betalningar genomförs inte i SEB:s internetbank om du har OCR-betalningar till samma leverantör

• I vissa undantagsfall blir dokument inte markerade som Utskriven

• Felaktiga rader för Annan benämning på dokument vid utskrift

• Fakturor blir inte markerade som utskrivna vid fakturamall som innehåller 3 fakturor per sida

Förbättringsförslag från våra forumanvändare

Utökad information i sidopanelen

När du arbetar med ett dokument underFörsäljning ellerInköp kan du numera se uppgifter om kundens/leverantörens telefon, referens, mobiltelefon och e-post i sidopanelen.

Periodisera leverantörsfaktura

Det är nu möjligt att periodisera leverantörsfakturor på kommande år.

Direktutskrift av kontoanalys

Nu kan du enkelt nå utskriften Kontoanalys genom att använda kortkommandot Ctrl + P när du är i programdelen Bokföring - Kontoplan.

Enklare att välja företag

Om du har flera företag upplagda i ditt program kan du nu enkelt söka efter det företag du vill öppna i dialogen Val av företag. Du söker efter antingen företagsnamnet eller företagsmappen på den översta raden tabellen.

Stöd för nytt betalformat

Nu finns det stöd för att skicka svenska betalningar i formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03) även för dig som har Danske Bank, Handelsbanken, SEB eller Swedbank. Har du Nordea som bank så har det funnits stöd för detta format sedan tidigare. XML/ISO20022 (pain.001.001.03) är ett framtidssäkert format och hanterar både inhemska/utländska betalningar.

Genväg till krediterad faktura

I fältet Krediteras av på fakturan och fältet Krediterar på kreditfakturan kan du nu klicka på förstoringsglaset och på så sätt öppna den aktuella fakturan. Ett smidigt sätt att se kopplingen mellan en vanlig faktura och en kreditfaktura.

Rättningar av kända fel

Följande fel som vi har presenterat på Visma Spcs forum är rättat:

• Skuld på leverantören kan bli fel om totalbeloppet ändras på en leverantörsfaktura

• Belopp kan bli felaktigt efter inläsning av återrapporteringsfil från Nordea

• Får felaktigt upp varning om VAT och momsregnr vid inläsning av scannad faktura

• Programmet kan i vissa fall fastna i minimerat läge

• Inget datum i Slutbetald om man ändrat fakturatyp till Kontantnota

• Notifiering för ej levererad faktura visas trots att fakturan är omskickad

Förbättring i programdelen Inläsning underlag

Vi har nu gjort det möjligt att ändra storleken på de olika delarna i arbetsbilden för Inläsning underlag. Genom att dra i handtagen på de lodräta och vågräta linjerna kan du anpassa vyn så som du vill ha den. Du kan till exempel använda det lodräta handtaget för att visa ditt underlag lite större eller det vågräta handtaget för att justera storleken på tabellerna. Justeringarna du gör i arbetsbilden sparas per företag. Den här funktionen kommer att införas på fler ställen i programmet i kommande versioner.

Husarbete blir Skattereduktion

Programdelen som tidigare hette Husarbete har nu bytt namn till Skattereduktion. Detta är gjort med anledning av att programdelen nu hanterar både husarbete och grön teknik.

Stöd för grön teknik och rutarbete med schablonavdrag

Grön teknik

I den här versionen finns det nu stöd för grön teknik när du skapar en faktura i programmet. Arbetar du med att installera grön teknik till privatpersoner ska du ange detta under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning genom att markera Fakturerar husarbete/grön teknik.

När du markerar rutan tillkommer fältet Innehåller grön teknik på fakturan för att du ska kunna hantera dokument som innehåller skattereduktion. Under Betalningar visas också menyvalet Skattereduktion. Där kan du sköta allt som har med skattereduktion att göra. Själva ansökan om skattereduktion för grön teknik görs manuellt på Skatteverkets hemsida. För att underlätta ansökan kan du använda utskriften Underlag - Ansökan om skattereduktion, utskrift.

Läs mer om hur du fakturerar grön teknik i avsnitten Gör inställningar för att fakturera husarbete/grön teknik och Skapa kundfakturor som innehåller husarbete/grön teknik.

Schablonavdrag

I den här versionen finns det även stöd för de rutavdrag där arbetskostnaden beräknas enligt schablon. På fakturan väljer du någon av typerna Transport till försäljning - Schablon 50% eller Tvätt till tvättinrättning - Schablon 50% i kolumnen Typ av skattereduktion. När du har anget det totala antalet timmar görs schablonavdraget automatiskt och den aktuella skattereduktionen visas i fältet Skattereduktion i nedre delen av arbetsbilden.

Skulle procentsatserna för schablonavdragen förändras kan du justera dem under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning.

Uppdaterade mallar för husarbete och grön teknik

Mallar som tidigare hanterade husarbete har justerats och hanterar nu även grön teknik. Fakturamallarna har även bytt namn i programmet. Använder du en standardmall för faktura som hanterar husarbete idag, så är namnbytet inget som påverkar dig och du kan fortsätta använda dem precis som tidigare. Har du utgått från våra standardmallar och skapat egna mallar som du vill ska fungera även för grön teknik, behöver de kompletteras. Det enklaste kan då vara att utgå från de uppdaterade mallarna som följer med vid installationen av 2021.0 och göra dina anpassningar på nytt i dem.

De mallar som är justerade är följande:

• Faktura Silver - standard med skattereduktion (nytt mallnamn)

• Faktura Silver - logotyp med skattereduktion (nytt mallnamn)

• Betalningspåminnelse Silver - standard

• Betalningspåminnelse Silver - logotyp

Registervård

Från och med den här versionen är det endast användare som har behörigheten Systemoperatör som kan göra registervård i programmet.

Är ni flera användare som loggar in i företaget, och behörighetskontrollen är aktiverad, är det endast användare med behörigheten Systemoperatör som kan göra registervård. Har företaget inte behörighetskontrollen aktiverad, oavsett om ni är flera användare eller bara en, så har alla användare behörigheten Systemoperatör och kan därmed utföra registervård.

Nya kontoplaner

Programmet är uppdaterat med nya kontoplaner för BAS 2021.

Rättningar av kända fel

Följande fel som vi har presenterat på Visma Spcs forum är rättat:

• Transaktionsinfo enligt företagsinställningarna visas inte på inläst e-faktura

• Meddelande om att t ex pdf-filer är öppna i annat program om du arbetar i nätverk

• Felaktig koppling mellan konto 8422 och 8244 vid byte av kontoplanstyp

• Leverantörsfaktura skapad från scannat underlag saknar bankgironr/PlusGironr

• Företagstermometern visar fel antal veckor för 2020