Versionsnyheter Visma Administration 500, version 2020.3/2020.31 - januari 2021

Uppgraderad databashanterare

I version 2020.2 har vi uppgraderat till SQL Server 2017 Express. Har du ett äldre operativsystem (t ex Windows 7) som inte är kompatibelt med denna SQL-version, kommer programmet ändå fortsätta fungera. Då används istället SQL Server 2014 Express.

Namnbyte på Visma AutoInvoice

I programmet har du möjlighet att skicka och ta emot fakturor elektroniskt. Namnet för tjänsten som gör detta möjligt heter numera Digitala fakturor och dokument (hette tidigare Visma AutoInvoice).

Namnbytet kommer att göras löpande under hösten i alla våra program där tjänsten kan användas. Innan det är genomfört fullt ut kan namnet Visma AutoInvoice fortfarande förekomma i gränssnittet för vissa program.

I programmet märker du detta framförallt på att utskriftsvalen för dokument har bytt namn. Även om det har skett ett namnbyte så har du kvar samma typ av utskriftsval som tidigare. Du har nu följande utskriftsval att välja bland:

Läs mer om Digitala fakturor och dokument och hur du skickar och tar emot e-dokument.

Förbättringsförslag från våra forumanvändare

Förutom ovanstående nyheter har vi också åtgärdat en del synpunkter som vi har fått till oss via vårt forum. Vill du också vara med och påverka eller bara prata med andra användare - kika då in i vårt forum för Visma Administration.

Ange kundfordranskonto på kund

Vill du kunna ange ett specifikt kundfordranskonto på en kund kan du nu göra det under Försäljning - Kunder, fliken Fler uppgifter. Kontot du anger här används då istället för det kundfordranskonto som är angett i företagsinställningarna.

Inloggad användare som referens på dokument

Från och med den här versionen kan den användare som är inloggad i programmet automatiskt föreslås som Vår referens när du skapar dokument i programmet. Genom att använda den här funktionen säkerställer du att det finns referens på dina dokument och på så sätt kan du följa upp din försäljning på ett bättre sätt.

Läs mer i avsnittet Använd inloggad användare som referens.

All hjälp samlad på ett ställe

Nu har vi gjort det ännu enklare för dig att hitta hjälp om ditt program. Tryck på F1 på ditt tangentbord eller klicka på frågetecknet längst upp till höger för att komma åt alla våra hjälpkanaler - samlade på ett ställe.

Du landar automatiskt på ett hjälpavsnitt för sidan du står på, men via "huset" kan du nå våra övriga hjälpkanaler såsom Vanliga frågor, Forum och Filmer. Det går självklart också att söka på specifika ord eller meningar för att hitta svar på din fråga.

Klickar du på Kontakta oss nere till höger i hjälpfönstret hittar du våra öppettider och telefonnummer. Härifrån kan du även inom kort starta en chatt med någon av våra supporttekniker. Redan nu kan du använda vår chatbot Vera för att söka svar på dina frågor. Vera hittar du i programmets sidopanel.

Har du ett hjälpavsnitt som du vill spara och återkomma till vid ett senare tillfälle, t ex checklista för årsavslut, så kan du stjärnmarkera det avsnittet. Det gör du genom att klicka på stjärnan till höger i hjälpfönstret. Dina stjärnmarkerade avsnitt hittar du sedan via stjärnan som finns i menyraden.

Anteckningsfält på artiklar

Äntligen införs möjligheten att lägga till anteckningar på dina artiklar i artikelregistret! Du lägger till din anteckning under Artiklar/Lager - Artiklar och tjänster, fliken Artikeluppgifter och du kan använda upp till 2000 tecken.

Nytt betalformat för dig som använder Nordea

Nordea är på väg att fasa ut betalfiler i formaten PO3 och LB till förmån för xml-formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03). I den här programversionen har vi därför lagt in stöd för att skicka betalfiler i det nya formatet. Formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03) hanterar både inhemska/utländska betalningar och kreditfakturor.

Eftersom PO3 och LB kommer att försvinna inom kort är det bra att byta till Nordeas mer framtidssäkra betalformat redan nu. Du gör detta genom att markera XML/ISO20022 (pain.001.001.03) under Arkiv - Inställningar- Företagsinställningar - Betalningar - Utbetalningar. Det nya formatet fungerar oavsett om du använder internetbanken Nordea Business eller filbetalningstjänsten Corporate Access.

Använder du filbetalningstjänsten Corporate Access anger du det under Arkiv - Inställningar- Företagsinställningar - Betalningar - Utbetalningar. I det fallet ska du också skriva in dina uppgifter för Signer Id respektive CCM Avtalsnr som du får från banken.

Om du väljer XML/ISO20022 (pain.001.001.03) eller markerar Använder Corporate Access ska du se till att du har fyllt i Nordeas BIC-kod (NDEASESS) under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Företag, fliken Bankuppgifter.

Har du använt PO3 som betalformat tidigare behöver du inte skriva något nytt avtal med banken för att byta till XML/ISO20022 (pain.001.001.03). Den enda skillnaden för dig blir att du i din internetbank ska hämta en xml-fil som börjar med pain00100103_NORDEA_ följt av sändningsnummer, datum och klockslag.

Läs mer i avsnittet Utbetalningar, företagsinställningar.

Fakturor via Visma AutoInvoice kan skrivas ut i färg

Ett efterfrågat önskemål har varit att fakturor som skickas för utskrift via Visma AutoInvoice ska kunna skrivas ut i färg. Detta är nu möjligt eftersom vår leverantör InExchange numera stödjer färgutskrift. Det tillkommer ingen extra kostnad för att skriva ut fakturor i färg och du behöver inte ändra någon inställning i programmet. Är din logotype i färg så kommer den att bli det på fakturautskriften också.

Läs mer om hur du skickar fakturor för utskrift via AutoInvoice i avsnittet Skicka pdf- och pappersfaktura via Visma AutoInvoice.

Se över ditt operativsystem inför hösten

Till hösten uppdateras Visma Administration 500 med SQL Server 2017 för att följa utvecklingen. Detta påverkar dig som har äldre operativsystem på dina datorer. Du kan läsa mer om detta i vårt forum.

Rättade och kända programfel

I avsnittet Rättade och kända programfel kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2020.1 och vilka som eventuellt kvarstår.

Byta fakturatyp

I den här versionen går det nu att byta fakturatyp. Du kan byta fakturatyp på både kundfakturor och leverantörsfakturor under förutsättning att fakturan inte innehåller några fakturarader/konteringsrader. För kundfakturor kan du byta mellan faktura, kreditfaktura och kontantnota och för leverantörsfakturor mellan faktura, kreditfaktura och räntefaktura.

Kopiera verifikation

I programdelen Bokföring - Verifikationer har knappen Kopiera tillkommit, vilket innebär att du numera kan kopiera en befintlig verifikation. Läs hur du gör i avsnittet Kopiera verifikation.

Samarbeta i Visma eEkonomi Fakturering och Visma Administration

Nu kan våra kunder och redovisningsbyråer samarbeta i Visma eEkonomi Fakturering. Ett samarbete där kunden arbetar i Visma eEkonomi Fakturering och redovisningsbyrån arbetar i Visma Administration. Läs mer om den nya samarbetstjänsten.

Samarbeta i Visma AutoInvoice

Som byrå kan du nu bjuda in till samarbete i Visma AutoInvoice. När du aktiverar det här samarbetet kan du ange att du vill stå som betalningsmottagare för de fakturor som skickas respektive tas emot via tjänsten. Läs mer om hur du aktiverar det här samarbetet via Visma Advisor eller Visma Byråstöd. När samarbetet är aktiverat behöver du även göra inställningar för om du vill skicka och/eller ta emot dokument via Visma AutoInvoice. Det gör du i ditt Visma Administration under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Min sida/internettjänster - Visma AutoInvoice.

Vill du läsa mer om hur du kan arbeta effektivare med dina kunder genom att använda Visma AutoInvoice hittar du information om det här.

Nya kontoplaner

Programmet är uppdaterat med nya kontoplaner för 2020.

Övningsbolagen

I samband med uppdatering av ditt program följer det med en uppdaterad version av Övningsbolaget.

Lokalt installerad hjälp är borttagen

Tidigare har du under menyn Hjälp kunnat läsa den lokalt installerade hjälpen när du har behövt hjälp i ditt program. Det är också den lokalt installerade hjälpen som har visats när du har sökt hjälp, men inte haft någon internetuppkoppling. Den lokalt installerade hjälpen är nu borttagen och när du söker hjälp visas alltid den senaste uppdaterade hjälpen som ligger på vismaspcs.se. Den uppdateras löpande och du har därmed alltid tillgång till den senaste informationen kring ditt program.

Du når hjälpen i ditt program genom att tryck på F1 eller genom att välja Hjälp - Hjälp i menyn.

Rättade och kända programfel

I avsnittet Rättade och kända programfel kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2020.0 och vilka som eventuellt kvarstår.

Utökat antal tecken för artikelnummer

När du anger artikelnummer under Artiklar och tjänster, fliken Artikeluppgifter, kan det fältet numera innehålla 40 tecken, istället för som tidigare 16 tecken. Detta är ett önskemål som länge har funnits bland våra kunder.

Uppdaterade prisformat

I och med att det nu går att ha längre artikelnummer så har prisformaten Adm och Excelpriser uppdaterats. Om du har en befintlig inläsningsmall med något av dessa prisformat, behöver du öppna inläsningsmallen och välja prisformatet på nytt för att de nya formatet ska användas.

När det gäller prisformatet Adm behöver du endast uppdatera detta om det är så att din leverantör har exporterat prisfilen i version 2019.3.

Rättade och kända programfel

I avsnittet Rättade och kända programfel kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2019.3 och vilka som eventuellt kvarstår.

Sök via förstoringsglaset

När du klickar på Sök (förstoringsglaset) så visas inte längre alla sökbara fält utan du kan nu istället välja det eller de fält du vill söka på. På så sätt får du en bättre överblick över de fält du har valt att söka på.

Uppdaterad rabattfil för Ahlsell

Programmet är nu anpassat efter Ahlsells uppdaterade format för rabattfiler/avtalsfiler.

Integration mot Visma Byråstöd

I version 2019.2 har vi förbättrat återställningen av säkerhetskopior i Visma Byråstöd när säkerhetskopian innehåller databaser från Visma Administration 500, version 2017.0 eller tidigare.

Skärmar med High Definition

Det har tidigare gjorts förbättringar när det gäller användarvänligheten för högupplösta skärmar. Till den här versionen har detta förbättrats ytterligare.

Chatboten Vera

Från och med den här versionen kan du som har serviceavtal få programhjälp dygnet runt via chatboten Vera. Vera kan inte allt - men hon lär sig massor av saker varje dag! Du hittar chatboten i programmets sidopanel. För att chatboten ska visas i sidopanelen behöver knappen Chatbot i menyraden vara aktiv. Läs mer i avsnittet Sidopanel.

Rättade och kända programfel

I avsnittet Rättade och kända programfel kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2019.21 och vilka som eventuellt kvarstår.

Följande är nytt i version 2019.1

• När du registrerar en verifikation under Bokföring - Verifikationer kan du genom att skriva ett kommatecken i kolumnen Konto få samma kontonummer som på raden ovanför.
• När du registrerar en verifikation där en rad innehåller 0 i debet eller kredit visas en fråga om du vill att verifikationsrader med belopp 0,00 ska raderas. Från och med den här versionen har du möjlighet att välja om du vill att meddelandet ska visas nästa gång eller inte. Om du väljer att inte visa meddelandet kan du aktivera det igen under Arkiv - Företagsunderhåll - Aktivera avstängda varningar.

Rättade och kända programfel

I avsnittet Rättade och kända programfel kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2019.1 och vilka som eventuellt kvarstår.

Skärmar med High Definition

Till den här versionen har användarvänligheten för högupplösta skärmar förbättrats.

Finansiering

I menyn hittar du nu den nya fliken Finansiering. Via programmet har du därmed möjlighet att både ta företagslån, belåna fakturor och sälja fakturor. Läs mer i avsnittet Finansiering.

Nya valbara kolumner

I listläget under Inköp - Leverantörer kan du nu välja in kolumnerna Bankgironr och PlusGironr.

Läs mer i avsnittet Kolumninställningar om hur du lägger till kolumner.

Tid Smart

Visma Spcs har nu ett nytt tidredovisningssystem som kan integreras med Visma Administration 500. En sådan integration innebär att Visma Tid Smart används som ett försystem till Visma Administration 500. I Visma Tid Smart rapporterar de anställda tid och arbetar med kundens order och prissättning. Det är också här där fakturaunderlagen sammanställs. Fakturaunderlagen läser du sedan in i Visma Administration 500 för fakturering.

Innan du börjar arbeta i Visma Tid Smart kan du föra över relevanta kunder, artiklar och eventuella projekt och resultatenheter från Visma Administration 500. På så sätt får du in grunduppgifter att arbeta vidare med i Visma Tid Smart.

Läs mer om Visma Tid Smart och hur du integrerar programmen i avsnitten Integration mot Visma Administration/Visma Fakturering och Kom igång med Visma Tid Smart. Du kan också läsa mer om Visma Tid Smart på vismaspcs.se.

Prisomräkning

Under Försäljning - Försäljningsprislistor, fliken Prisomräkning visas nu även namnet på prislistan man baserar beräkningen på.

Nya kontoplaner

Programmet är uppdaterat med nya kontoplaner för 2019.

Uppdaterade SRU-koder

Programmets SRU-koder har uppdaterats.

Övningsbolagen

I samband med uppdatering av ditt program följer det med en uppdaterad version av Övningsbolaget. Du kan även under året hämta nya övningsbolag på vismaspcs.se under rubriken Support. Övningsbolaget uppdateras tre gånger per år.

Rättade och kända programfel

I avsnittet Rättade och kända programfel kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2019.0 och vilka som eventuellt kvarstår.

Följande är åtgärdat i version 2018.71

I den här versionen är problemet med att det inte gick att byta sorteringsordning i hämtalistan för artiklar på ett dokument åtgärdat.

Problemet med att programmet i vissa fall kunde upplevas långsammare på grund av de kontroller som gjordes gentemot Visma Tid Smart är också åtgärdat.

Kalkylator i numeriska fält

Nu kan du få hjälp av en kalkylator för att göra beräkningar. Kalkylatorn är tillgänglig i numeriska fält i programmets tabellområden. Tabellområden finns till exempel i de olika programdelarnas listlägen och på dokumentrader. För att visa kalkylatorn trycker du på *-tecknet när du står i ett numeriskt fält. Du kan också trycka på multiplikationstecknet på det numeriska tangentbordet. När kalkylatorn visas kan du göra din beräkning och vill du få med det beräknade värdet till det aktuella fältet klickar du på OK eller trycker Enter.

Förbättringar kring Visma AutoInvoice

Information om att dina leverantörer kan skicka e-fakturor till dig

Om en leverantör kan skicka e-fakturor till dig via Visma AutoInvoice visas detta i den gula informationslisten i samband med att du skapar en leverantörsfaktura. Detta under förutsättning att du har angett att du vill ta emot e-fakturor i företagsinställningarna. Vill du ta emot e-fakturor kontaktar du leverantören.

Läs mer i avsnittet Ta emot e-dokument

Ändrad gräns för bilagor när du skickar fakturor via Visma AutoInvoice

Gränsen för bilagor du skickar via Visma AutoInvoice i samband med när du skickar e-fakturor är utökad till 10 MB för hela sändningen.

Registervård i nätverk

Om du arbetar med ditt program i nätverk kan du nu göra registervård även på klientdatorerna. Tidigare var detta endast möjligt på serverdatorn. Läs mer i avsnittet Registervård.

Allmänna förbättringar

I avsnittet Rättade och kända programfel kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2018.7 och vilka som eventuellt kvarstår.

Kopiera/exportera tabellinnehåll

Nu kan du kopiera eller exportera innehållet i tabellerna från de flesta av programmets listlägen. Det gör du genom att högerklicka i en tabell och välja Kopiera/exportera tabellinnehåll. Läs mer i avsnittet Kopiera/exportera tabellinnehåll.

Utskrift till Excel-fil

Nu kan du välja att skriva ut dina listor och rapporter till Excel-fil utan att ha ett kalkylprogram lokalt installerat på datorn. Tidigare var detta ett krav för Filutskrift till Excel (*.xls), men till den här programversionen är den spärren borttagen.

Allmänna förbättringar

I avsnittet Rättade och kända programfel kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2018.6 och vilka som eventuellt kvarstår.

Förbättrade sökmöjligheter

Vi har nu börjat införa förbättringar av sökfunktionerna i programmet. I den här versionen kan du söka poster och göra urval direkt i programmets listlägen. På så sätt kan du snabbt och enkelt söka upp poster direkt i listan. Läs mer i avsnittet Söka poster.

Konteringsmall för leverantörsfakturor via Visma AutoInvoice

Du kan nu använda en konteringsmall för att få med artikelraderna och i och med det ha möjlighet att ange villket konto raderna ska ha. Detta gäller när du läser in leverantörsfakturor via Visma AutoInvoice. Läs mer i avsnittet Konteringsmall vid registrering av leverantörsfakturor.

Allmänna förbättringar

I avsnittet Rättade och kända programfel kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2018.5 och vilka som eventuellt kvarstår.

Referensnamnet från XML-filen kan fås som Attest

När du läser in en e-faktura kan du nu få referensnamnet från XML-filen som Attest på en leverantörsfaktura. Detta gäller under förutsättning att du inte har fyllt i något i fältet För attest under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inköp.

Allmänna förbättringar

Till den här versionen har vi återigen arbetat med att förbättra prestandan i programmet. Version 2018.4 innehåller flera förbättringar kring den nya databashanteraren som följde med vid installationen av version 2017.1.

I avsnittet Rättade och kända programfel kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2018.4 och vilka som eventuellt kvarstår.

Förbättrad prestanda

Vi har nu förbättrat prestandan när du anger ett konto i samband med att du skapar verifikationer.

Återställning av säkerhetskopior via byrå-programmen

Hanteringen när det gäller återställning av säkerhetskopior via byrå-programmen som tidigare inte fungerade i vissa fall är nu justerad i den här versionen.

Allmänna förbättringar

Till den här versionen har vi arbetat med att ytterligare förbättra prestandan i programmet. Version 2018.3 innehåller flera förbättringar kring den nya databashanteraren som följde med vid installationen av version 2017.1.

I avsnittet Rättade och kända programfel kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2018.3 och vilka som eventuellt kvarstår.

GDPR

Den 25 maj 2018 börjar den nya dataskyddsförordningen, GDPR, gälla. GDPR ersätter Dataskyddsdirektivet 95/46/EG samt PUL (Personuppgiftslagen) som sedan 1998 har reglerat hur personuppgifter får hanteras. GDPR gäller alla medlemsländer i EU/EES och alla verksamheter som på något sätt hanterar data om enskilda individer.

Vill du veta mer om hur du hanterar GDPR i ditt program kan du läsa om det i avsnittet GDPR i Visma Administration 500. Avsnittet uppdateras löpande.

Nya kontoplaner

Programmet är uppdaterat med nya kontoplaner för 2018. Även SRU-koderna har uppdaterats.

Nya och uppdaterade rapporter

Nya rapporter

Följande rapporter är nya och finns att ladda ner via Rapporter för nedladdning.

• Rapporten Husarbete underlag kan du använda för att skriva ut de transaktionsunderlag som finns för ansökningar om skattereduktion, både för befintliga och kommande ansökningar. Du kan göra urval på namn och personnummer.
• Rapporten Referens/Attest kan du använda för att skriva ut den information som finns i programmet under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Företag - Referens/attest.
• Rapporten Kontaktregister innehålla alla uppgifter som finns i kontaktregistret. Denna rapport hittar du under Utskrifter - Register.

Uppdaterade rapporter

Följande rapporter är uppdaterade:

• Rapporten Leverantörsregister är uppdaterad för att kunna skriva ut alla personuppgifter om en leverantör, till exempel för en leverantör som är enskild firma. Rapporten tar nu med alla fält som finns i leverantörsregistret.
• Rapporten Kundregister är uppdaterad så att den även innehåller alla fält som finns i kundregistret.

Allmänna förbättringar

I avsnittet Rättade och kända programfel kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2018.2 och vilka som eventuellt kvarstår.

Meddelande vid inläsning av leverantörsfakturor via Visma AutoInvoice

När du läser in fakturor via Visma AutoInvoice har det ibland visats ett meddelande som säger "Fakturan saknar uppgift om momregistreringsnummer eller VAT-nummer". Det är numera möjligt att markera om det här meddelandet ska visas i fortsättningen eller inte.

Allmänna förbättringar

Vi arbetar löpande med att förbättra prestandan i programmet, så även till den här versionen. Version 2018.1 innehåller flera förbättringar kring den nya databashanteraren som följde med vid installationen av version 2017.1.

I avsnittet Rättade och kända programfel kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2018.1 och vilka som eventuellt kvarstår.

Nya valbara kolumner

I listläget under Försäljning - Kunder kan du nu välja in kolumnen Prislista för att enkelt kunna se vilka kunder som har vilken prislista.

När du väljer in en artikel på en faktura kan du välja in kolumnen Reserverat antal. På så sätt kan du enkelt få en bild av lagerantalet.

Läs mer i avsnittet Kolumninställningar om hur du lägger till kolumner.

Ändrat beteende vid sökning av poster

Beteendet vid sökning av poster, till exempel leverantörer, har förändrats. Tidigare visades alltid hela registret oavsett vad du angav. Nu visas endast de första 250 posterna till dess att du har matat in något. Listan blir tom om det inmatade sökvillkoret inte uppfylls. Vill du ändra ett fält som redan innhåller ett värde måste du radera värdet för att se övriga värden som är inlagda. Vi kommer att titta vidare på hur vi kan förfina det nya beteendet framöver.

Allmänna prestandaförbättringar

Vi arbetar löpande med att förbättra prestandan i programmet, så även till den här versionen. Version 2018.0 innehåller flera förbättringar kring den nya databashanteraren som följde med vid installationen av version 2017.1. I avsnittet Rättade och kända programfel kan du se vilka programfel som har blivit åtgärdade till version 2018.0. Du hittar dem under rubriken Programfel i tidigare versioner.

Uppdaterade SRU-koder

Programmets SRU-koder har uppdaterats.